規格書作成の手間と転記ミスの課題

【Q】お取り扱いしている介護・医療食品について教えてください

私たちは『おいしい・もぐもぐ・ごっくん（OMG）を支える』を事業理念として掲げ、病院や老健施設向けの特別な食品を開発・販売しています。例えば、飲み込む力が弱まる、いわゆる摂食嚥下障害の方々が食事をする際に、のどを通りやすいゼリーやとろみ調整食品、慢性疾患などで栄養のコントロールが必要となる方が、おいしく簡単に栄養補給できるドリンクなどです。

そのほかにも、お粥などのでんぷん食品のベタつきを解消するゼリーの素、エネルギーやたんぱく質、ビタミン・ミネラル、水分補給食品など、様々な喫食者に対応した商品を、およそ30品群、130種類ほど販売しています。こういった商品を業務用として60社ほどの販売代理店に取り扱っていただき、約2万件の販売先へお届けしています。商談の相手は、主に管理栄養士の方々ですね。（山﨑氏）

【Q】種類のほか、味のバリエーションも豊富ですね

病院や老健施設の利用者様にとって、食べることは大きな楽しみなのです。最近は食事を重視して施設を運営される事業者も増えた印象を受けます。入居者にあった食事を安全にきちんと提供されているところは、口コミで評判がどんどん広まっているんですよ。（山﨑氏）

【Ｑ】食の安全に関するお問い合わせや課題はありますか

販売代理店、病院、介護施設の方々から、商品規格書の提供依頼が、毎月50件、多い月では100件ほどあります。規格書の書式も提出方法も、お取引先様指定のものがほとんどで、エクセルに入力してメールで送信したり、用紙に手書きしてファックス送信したりしています。

規格書提出のお問い合せを受けるたびに、お取引先様指定の書式に合わせて記載するのがとても手間となっていました。入力内容は同じでも形式が違うというだけで、毎回はじめから作成していかなければならないためです。コピー＆ペーストの繰り返しで転記ミスも起こります。当社のような医療業界向けの食品メーカーにとって、情報の間違いは何より怖いことなんです。確認にもかなり手間がかかっていたため、効率化の必要性をずっと感じていました。そんな時、お取引先様の給食事業者が利用している規格書情報の管理システム「BtoBプラットフォーム規格書」を知り、当社でも導入することにしたのです。（小熊氏）

規格書更新の作業時間が大幅に短縮

【Q】規格書の提出業務は、効率化しましたか

これまで規格書の管理業務は2名体制で対応していたのですが、今では私1人で済むようになりました。導入して最初の頃はあまり活用しておらず、エクセル、紙のほかに、新たな形式が増えて手間になったという感覚しかありませんでした。しかし、数年前から当社の販売代理店様の多くがこのシステムを導入していったことで、改めてもう一度、活用してみることにしたのです。まずはシステムに商品の規格書情報を登録して運用を始めました。すると、データベースから紙にもエクセルにも出力できるので、規格書提出のたびに項目をコピー＆ペーストする手間がなくなり、圧倒的に時間が短縮できたのです。（小熊氏）