そこで重要視されたのが「商品規格書」だ。商品規格書は、主にメーカーが作成し、商品に含まれる原料名、原産国、アレルギー情報、製造方法など、その商品に関する製造情報が集約されたいわば“商品のカルテ”ともいえるものだ。しかし当時の商品規格書の管理には、課題があったという。

「これまでも、いわゆる商品規格書と呼ばれるものはありました。しかしすべて紙で出力され、大量のバインダーで保管されていたため、該当のファイルを探し出すだけでも一苦労でした。また栄養成分分析や、製造工程表などが別々に管理されており、お客様のお問い合わせに対して、回答にかなりの時間を要していたのです」（西島主任）

さらに問題は、お客様対応の時間だけではなかったという。

「商品規格書は、社内で商品を販売するための“営業ツール”としても活用されていました。営業担当者が手作りで規格書を作成していたため、作成者によってフォーマット（書式）や、項目が異なるという問題も起きていました」（西島主任）

これらの課題を解決するために同社がたどり着いた答えが、社内で統一された商品規格書を作成すること、さらに紙に出力されたバラバラの情報を整理し、データベースで一元管理することだった。

迅速な対応、情報公開でお客様の不安を安心に変える

「商品規格書のファイルをデータベース化するシステムには、法令やアレルギー表示等にも対応した、インフォマートの『BtoBプラットフォーム規格書』を導入しました。このサービスの中で提供されたフォーマットを、ひとつずつ埋めていくことで、社内で散在していた情報をひとつにまとめることができました。さらに食品業界内で標準的フォーマットであるため、1商品に１つの商品規格書を作れば、他の取引先にも同じファイルを提供できるのです」（小林部長）

まずは問い合わせの多い商品、新商品を中心に情報収集を始め、データベース化を進めていった。そして導入から8年たった現在、全1000商品の約9割が同システムに登録されている。