外食産業向けの多岐にわたる業務用食品を提供

【Q】博多で100年以上の歴史をもつ企業ですね。

卸売事業部 近郊卸売営業 セクションマネージャー 岩下 真澄 氏（以下：岩下セクションマネージャー）：当社は明治42（1909）年に食用油製造で創業し、時代の変化に合わせて総合食品企業へと成長してきました。現在の業務用食品の取扱数は約1万5千にのぼり、飲食店や学校給食、病院などを対象に、福岡県内を中心に配送しています。

ほかに博多名物の明太子や「めんべい」の製造販売、業務用食品ブランドJFDA（ジェフダ）などのオリジナル商品も販売しています。

【Q】これまで受注業務にはどのような課題がありましたか？

岩下セクションマネージャー：当社は取扱商品数が多く、さまざまなお取引先様を抱えています。そのため、毎日送られるFAX発注書を配送ルートごとに仕分けして伝票入力する作業が大きな負担でした。FAXは月間5500枚にのぼります。日中の注文は営業事務員がFAX発注書を受注処理しますが、休み明けはFAXが溜まっているため、営業が早朝から対応します。

基幹システムに手作業で注文内容を入力していたので、まとまった時間が必要です。社内会議や研修などがあれば残業することも多々ありました。

また、ミスをしないよう現場にはピリピリした空気が流れて、月曜日は絶対に休めないというプレッシャーもあり、業務効率化は急務でした。

情報漏洩を避けるためにもFAX発注書のOCR処理システムを選択

【Q】インフォマートの『発注書AI-OCR』を選んだ理由は何でしょう？

岩下セクションマネージャー：当社ではインフォマートの受発注システムをはじめ、LINEを使った受発注ツールも導入して、受注全体の4割ほどをデジタル化しています。しかし、お取引先様によっては情報漏洩リスクの観点から、Web受発注に移行せずFAX発注を続けたいという方も一定数いらっしゃいます。

Webでのデータ受発注は確かに便利ですが、個人や会社の携帯電話が外部に持ち出されて情報漏洩するリスクも同時に高まります。職場でLINEを使って情報を共有していた場合、従業員が退職した後に情報をそのまま持ち去られるかもしれません。例えば、博多のラーメン店などでは使っている調味料の情報が漏れることは重大な問題ですから、紙ベースでの対応を希望する声も理解できます。

だからこそ、FAXでの注文はそのままに受注業務の簡素化・属人化の解消をする必要があったのです。それにはOCRの導入が最適だと考えました。様々なOCRサービスを検討した結果、インフォマートの『発注書AI-OCR(invox)』は、当社の基幹システムと商品情報を正確に連携できる点が魅力的で、スムーズに利用できることが導入の決め手でした。

FAX受注処理の標準化が、働き方改革を後押し

【Q】導入後の効果について教えてください。

近郊卸売営業セクション 営業推進Aチーム 菊次 樹梨 氏：『発注書AI-OCR(invox)』で月間5500枚のFAX発注書を処理するようになり、計上作業がほとんどなくなりました。FAXの注文内容が画面上に取り込まれるので、計上業務から確認業務に変わり、毎日1人当たり1時間30分かかっていた計上業務が30分短縮し、受注でのミス計上も大幅に減りました。

また、これまで受注作業は特定の人しかできませんでしたが、FAX注文の処理を統一化した結果、誰でも受注業務を行えるようになったのです。女性の多い職場のため、育児などで急なお休みがあっても他のメンバーが対応できます。これから育児と仕事の両立にも期待しています。

近郊卸売営業セクション 営業推進Bチーム チームリーダー 中村 美仁 氏：受注業務が統一化されたことで属人化が解消され、新人教育にかかる時間も短くなりました。今まではお取引先様ごとに引き継ぎのマニュアルを作っていましたが、それも必要なくなり、システム上で業務統一化ができるようになりました。

何より、現場にゆとりが生まれたのが素晴らしい変化です。業務中の何気ない会話が増え、残業もほぼゼロに減り、有給休暇の消化も進みました。忙しくて参加できない社員もいた懇親会も、参加率はほぼ100％になり、働き方改革も大きく前進しました。

デジタル化で空いた時間を使って、新たなチャレンジを進めたい

【Q】今後の展望についてお聞かせください。

岩下セクションマネージャー：ITのおかげで仕事に余裕ができ、業務の見直しをする時間が生まれました。社内でのコミュニケーションも活発になって、様々な意見やアイデアが出やすい環境になったのは、いい傾向だと思います。これからは新体制の組織作りや評価制度の改革、請求書のペーパーレス化など、新たなチャレンジを進めていきたいです。業務の属人化を無くし、社員皆にとって働きやすい環境を構築したいと考えています。