『発注書AI-OCR』導入の背景

山口油屋福太郎は1909年に食用油の製造業として創業。今では明太子商品をはじめとした総合食品メーカーのほか、総合食品卸として業務用の食品約15,000種類を扱っています。業務用では国内外の食品メーカーや商社とタイアップしてオリジナル商材を製造販売するJFDA（ジェフダ）グループの一員として、高品質かつ安心・安全な業務用食品を提供。食用油はもちろん、調味料、穀類、冷凍食品など、海の幸、山の幸を外食事業者に日々配送しています。

取引が増えるにつれて課題となっているのが受注の処理でした。現在、同社では15名の人員で月間約10,000枚のFAX発注書を処理しています。日々膨大なFAXが送られて来ることによりどうしても発注書の確認漏れや手書き用紙からの入力業務にミスが発生していました。

当然確認漏れや入力ミスが発生すると、その業務をリカバリーする為に人やコスト、時間を必要とし、気づかないまま経過すると最終的にはお客様へご迷惑をおかけする事に繋がります。少しでも確認漏れや、入力ミスを減らす為には管理体制を強化する事と入力業務の負担を軽減することが会社としての命題でした。

また変わりゆく時代の変化の中、将来的にペーパーレスにしていきたい思いもあり、『発注書AI-OCR』を2023年9月に導入しました。

株式会社山口油屋福太郎　坂本光隆様コメント

業務削減と人為的なミスをなるべくなくすこと、FAX用紙の削減、電子帳簿保存法対応のため『発注書AI-OCR』を導入しました。何より、属人化している業務を見える化して顧客・受注管理の体制を整えることが目的です。

受注業務のため、担当者はどうしても出社してFAXの発注書を仕分して確認・入力する業務が必要でした。
『発注書AI-OCR』を導入したことで、発注書の紛失や見落としもなくなり、将来的にはテレワーク化も可能になると想定しています。

世の中に数多くあるAIOCRの中でも『発注書AI-OCR INVOX』は導入ハードルが比較的低かったです。インフォマートの受発注システムを利用していたこともあり、マスタ管理やFAX発注書に記載された商品との紐づけが容易で他社と比較したときに１から覚える必要もなく作業担当としても負担が少なく感じました。その点も後押しできた要因です。

2023年9月から一部取引先で稼働を開始して、順次展開を予定しております。年内には300社を目標として、3,000～5,000件の発注書をシステムに乗せていきたいです。

一方で、自社で作成している発注書については商品数も多いこともあり、発注書フォーマットの見直しも同時に実施しております。このため、取引先への案内も含めて、営業・事務のチームで協力して進めていく必要があります。将来的な業務効率化実現のために、会社全体で取り組んでいきたいです。

機能の開発・改修が早いサイクルで行われていることに非常に期待しております。

会社概要

会社名：株式会社山口油屋福太郎
代表者：代表取締役会長　山口毅、代表取締役社長　樋口元信
本社所在地：福岡市博多区那珂6丁目27-16
設立：1955年1月（創業1909年3月）
事業内容：明太子の製造・販売、業務用食品・資材の販売、 OEM開発業務
公式ホームページ：https://www.fukutaro.co.jp

『発注書AI-OCR（invox）』サービス概要

FAXやメール（PDF）で受け取った発注書を『発注書AI-OCR（invox）』がデータ化し、受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』に自動で連携します。その受注データ（CSV）を基幹システムに取り込むことで、入力作業を削減することができます。

データ化された発注書では、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』に設定されている発注マスタ（得意先別マスタ情報）を参照し、該当商品が候補として反映されます。『発注書AI-OCR（invox）』には商品特定に特化したAIが搭載されており、取引先の商品名・商品コードに紐づけた『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』のマスタを学習していく仕組みです。学習前の商品が発注された場合、商品名の類似度から"マスタ候補を紐づけた結果"を学習することで、2回目以降の商品特定が可能になります。

この商品特定に特化したAIにより、これまで商品特定ができる担当者のみで行っていた受注業務の属人化が解消されます。

※『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』は、卸やメーカーなど受注する側が取引先の飲食店などに無料IDを発行することで発注側が無料で利用できるシステムです。システム化できず電話やFAXで発注していた取引先ともデータ受注・管理が可能になります。