フード業界に必要なDX戦略～電子帳簿保存法・インボイス制度対応編

2022.04.05

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、メール添付で送られたPDFデータの請求書などの帳簿はすべてデジタルデータで保存することが義務付けられるようになりました。さらに2023年10月からインボイス制度によるインボイス（適格請求書）の発行が始まります。企業の経理部門はこれらに対応する負担を軽減するため、DX推進が求められています。

当然、外食や食品などのフード業界も電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しなくてはなりません。経理担当者はどう進めるべきか、電子請求書システムを提供する株式会社インフォマートの取締役木村慎が解説します。

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フード業界の経理部門の課題とDX推進について

現在のフード業界では、請求書を紙で発行したり、支払業務も手作業が多かったりと、効率的な経理処理を行えているとはいいがたい状況です。このため、経理部門がDXを進めるには、請求書のデジタル処理がポイントになります。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、「データで受けた請求書などの帳簿は基本的にデータで保存しなければならない」という義務が発生します。PDFデータで受け取った請求書を印刷して自社の業務に使用すること自体は問題ありませんが、保管する方法はデジタルデータの形でなければならないということです。

このタイミングに合わせて請求書をデジタル化する事業者が増えてきています。現在のところ最も多いのが、PDFデータの請求書をメールに添付するライトな方法で、一昨年から去年にかけて進められてきました。

すべての会社がPDFデータの請求書をメール添付してやり取りすれば楽なのですが、残念ながら実際はそうではありません。紙とPDFデータどちらの処理もしているというのが現状です。当社が事業者に行ったヒアリングでは、「紙の請求書をデータ化するのに手間がかかる」「店舗から来た経理データを仕分けするのが大変」といった多くの課題がありました。

これらの作業に時間がかかるほど、月次決算が遅れ、当月や来月の経営戦略も遅延が発生します。このような課題もデジタル化した請求書管理によって解決できます。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応方法

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、2023年10月からはインボイス制度が開始されます。事業者はその両方に対応する必要があります。

電子帳簿保存法への対応は、2年以内に済ませておく

電子帳簿保存法の改正に対してすぐに対応できる事業者ばかりではないため、請求書のデジタルデータ保存については2年間の猶予が設けられました。この2年間はこれまでのようにデータを紙で印刷して保存しておくこともできますが、確実に2年以内にデータで保存できるように対応していかなければなりません。

電子帳簿保存法に対応する請求書システムは、改ざん防止のために電子取引の保存要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを満たす必要があります。取引先から送られた電子請求書を自社のシステムで保管する場合も満たさなければなりません。

電子請求書の保存の措置（いずれかで対応の必要あり）

・タイムスタンプが付与された後の授受
・授受後遅滞なくタイムスタンプを付与する
・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、訂正削除ができないシステムを利用
・訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

インボイス制度の対応は、仕入税額控除適用に必須

もうひとつの課題はインボイス制度の準備です。ポイントを3つ挙げます。

・買い手事業者は、仕入税額控除の適用を受けるには原則としてインボイスの保存等が必要
・課税事業者（売り手）はインボイスの発行が義務化される（適格請求書発行事業者の登録が必要）
・インボイスは「区分記載請求書」に税率・税額・登録番号の記載が必要

ポイントは、“仕入れをする側（買い手事業者）は仕入税額控除の適用を受けるにあたってインボイス（適格請求書）の保存をしなければならない”ことです。仕入税額控除を受けられないと、これまでの消費税などの扱いが変わってきてしまいます。そのため、買い手事業者は取引先（売り手）からインボイスを発行してもらう必要があります。

インボイスを発行できる事業者は、その資格を持つ課税事業者のみと決められており、「適格請求書発行事業者」の登録を税務署に申請して資格を得る必要があります。また、インボイスはこれまでの請求書様式に、税率・税額・登録番号などの記載を追加しなければなりません。つまり、今までの請求書に記載すべき情報が増えてしまうので、請求書を作る時間や手間も増えると想定されます。

買い手事業者も、相手が課税事業者かどうかを確認する手間が増えることを想定しておくべきでしょう。

システムを利用した法令対応

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためには、法令対応したシステムを使うことが有効です。ここでは、当社の『BtoBプラットフォーム請求書』を使った請求処理のデジタル化をお伝えします。

請求書のデジタル化の流れ～現行は紙発行によるアナログtoアナログ、改正電子帳簿保存法（2022年1月）の段階ではPDFによる発行、インボイス制度（2023年10月）の段階ではデジタルデータ型のシステム活用が望ましい

『BtoBプラットフォーム請求書』は発行側（売り手）と受領側（買い手）のどちらも電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した形で請求書データをやり取りできます。

受領側（買い手）としては、すべての請求書がデジタルデータで届くことが理想ですが、従来どおり紙で請求書が送られてきても大丈夫です。紙の請求書をデジタル化して、システム上で一元管理するAI-OCR機能があるからです。請求書明細の仕訳自動化や、保管場所を取らないためコスト削減ができるなど、デジタル化のメリットは他にも多くあります。

発行側（売り手）もデジタル化で大幅に時短・効率化ができます。「早く内容を確認したいので、請求書を先にFAXで送ってほしい」といった取引先への個別対応が発生していた場合でも、請求書システムで発行すれば、迅速に対応でき、FAXや郵送による送り間違いのリスクも軽減できます。入金の消込作業も紙だと手間がかかりますが、システムの画面上でリアルタイムに確認できます。

このように『BtoBプラットフォーム請求書』では改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できるだけでなく、発行側（売り手）と受領側（買い手）のどちらもDXを推進し、効率化することができるのです。

デジタル化した請求書管理は法令対応だけでなく多くのメリットを得られるので、ぜひこの機会に検討してみてください。