月間約2,500枚のFAX発注書をデータ化し、受注処理の効率化が実現。『AI-OCR』導入～株式会社イズム

2024.05.27

大阪府大阪市の業務用冷凍パン生地メーカー株式会社イズムは、関西、関東エリアを中心にベーカリーからホテル、外食まで、焼き立てパンを提供するあらゆるシーンに対応できる冷凍パン生地の製造、販売をしています。

導入当時、同社では月間約2,500枚にのぼるFAX発注書を受注処理しており、受注処理に付随する業務の効率化が急務でした。この解決のため、2023年10月にFAX発注書の内容を自動で受注処理する『発注書AI-OCR（invox）』を導入しました。

『発注書AI-OCR』導入の背景～生産管理の強化と受注入力の煩雑な作業の効率化～

導入当時、株式会社イズムでは得意先から月間約2,500枚にのぼるFAX発注書の受注入力やリファックス業務を4名で対応しており、1日当たり1人約4時間の作業が発生していました。また、生産管理面においても当時はその日の出荷分しか捌ききれず、先納品分の製造計画を行うためには受注処理に付随する業務の効率化が急務な状態でした。

上記のような、受注入力の課題を解決すべく、FAX発注書をAI-OCRでデータ化し販売管理システムへ取り込める『発注書AI-OCR（invox）』を導入しました。

株式会社イズム営業部業務課課長神山隆之氏

導入前は、月間約2,500枚のFAXに対して、ハンコを押す、納品日付、敬称の記載を行い、リファックスを行う必要がありましたが、導入後は、納期回答が必要な発注書に関しては
『発注書AI-OCR（invox）』のREFAX機能を活用することで、自動でリファックスされ、ハンコや納品日付を記載する手間がなくなりました。

まずは、移行しやすい取引先から進めているため、現状として移行状況は全体の4割程度ではありますが、それでも受注処理からリファックスのスピードは間違いなく向上していると感じます。入力が削減され、マスタ変換の必要もないため、属人化の脱却にも繋がっています。導入時のオリエンテーションなど、説明も分かりやすく日々のサポート体制が手厚かったのも助かりました。

当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。

会社概要

会社名：株式会社イズム
代表者：代表取締役勇健太郎
本社所在地：大阪府大阪市西淀川区御幣島6-11-32
設立：1953年4月
事業内容：冷凍パン生地・ドーナツの製造・販売、製パン用原材料の卸売
従業員数：337名（2023年4月15日現在、派遣・実習生含む）
URL：https://www.ism-fd.com/

『発注書AI-OCR（invox）』サービス概要

『発注書AI-OCR（invox）』とは、受発注システム『BtoBプラットフォーム受発注ライト』の有料オプション機能です。FAXやメール（PDF）で受け取った発注書を『発注書AI-OCR（invox）』がデータ化し、『BtoBプラットフォーム受発注ライト』に自動で連携します。その受注データ（CSV）を基幹システムに取り込むことで、入力作業を削減することができます。

※『BtoBプラットフォーム受発注ライト』は、卸やメーカーなど受注する側が取引先の飲食店などに無料IDを発行することで発注側が無料で利用できるシステムです。システム化できず電話やFAXで発注していた取引先ともデータ受注・管理が可能になります。

データ化された発注書では、『BtoBプラットフォーム受発注ライト』に設定されている発注マスタ（得意先別マスタ情報）を参照し、該当商品が候補として反映されます。『発注書AI-OCR（invox）』には商品特定に特化したAIが搭載されており、取引先の商品名・商品コードに紐づけた『BtoBプラットフォーム受発注ライト』のマスタを学習していく仕組みです。学習前の商品が発注された場合、商品名の類似度から"マスタ候補を紐づけた結果"を学習することで、2回目以降の商品特定が可能になります。