FAX発注書をデジタル化する『発注書AI-OCR(invox)』導入~倉敷青果株式会社

最新ニュース2023.10.02

FAX発注書をデジタル化する『発注書AI-OCR(invox)』導入~倉敷青果株式会社

2023.10.02

FAX発注書をデジタル化する『発注書AI-OCR(invox)』導入~倉敷青果株式会社

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岡山県倉敷市の総合食品商社クラカグループは、西日本を中心にスーパーマーケットやコンビニなど小売業、外食事業者に販売しています。関連企業の倉敷青果株式会社は2021年1月に設立し、カット野菜の製造販売などを手掛けています。

倉敷青果株式会社では当時、得意先から月間約2,500枚にのぼるFAX発注書の受注処理をするのに、6~8名で1人当たり月14時間程の作業が発生していました。また受注作業にはミスが付きまとい、ミスのリカバリーをするにも確認・手配など時間を割かれている状態でした。

受注作業とそれに付随する業務処理工数の課題を解決するために、FAX発注書を販売管理システムに自動取り込みする『発注書AI-OCR(invox)』を導入しました。

目次

『発注書AI-OCR』導入の背景

クラカグループは、青果卸や農業部門の関連企業が野菜や果物の生産・加工・流通まで幅広く事業展開する食品専門商社です。

そのため、倉敷青果株式会社の得意先は、スーパーマーケットやコンビニ、ドラッグストア、ディスカウントストア、弁当・惣菜製造業者、外食産業と多岐に渡ります。カット野菜を日量処理能力45トン、総面積5,833㎡(平方メートル)の自社工場で製造し、中国、四国、近畿地方など西日本を中心に配送しています。安全・安心な食品を提供するため、ISO22000認証の取得や金属などの異物検出ライン、菌検査を実施し、コールドチェーンやトレーサビリティの確立にも注力しています。

業務の課題は月間約2,500枚にのぼるFAX発注書の受注処理にありました。類似商品の特定や販売管理システムへの入力作業に6~8名が対応し、1人あたり月間約14時間かかっていました。

2014年にFAX-OCR(光学文字認識)システムを導入して受注処理をしてきましたが、製品の開発終了によりバージョンアップが見込めなくなったことと、取引先書式のFAX発注書の読み込みミスによるイレギュラー対応やクレームが発生したことで、2023年9月にインフォマートの『発注書AI-OCR(invox)』を導入しました。

倉敷青果株式会社 板野耕大様コメント

弊社は2019年に、受注効率化を目的に導入した『BtoBプラットフォーム受発注ライト(以下、受発注ライト)』を導入しました。『発注書AI-OCR(invox)』でまず興味を引いたのが、受発注ライトと連携できる点です。『受発注ライト』は自社の販売管理システムと連携しているため、追加でシステム開発が必要なく普段使い慣れているシステムの延長線上で活用できる事に興味を持ちました。

使い慣れた『受発注ライト』への基本的なマスタ登録作業だけで『発注書AI-OCR(invox)』にマスタ連携していくので、導入時の社内展開もスムーズに済んでいます。

また『発注書AI‐OCR(invox)』は、現在使用しているFAX‐OCRに比べ読み取りの精度もよく、FAXの傾きや反転で人が介在し修正していた箇所も『発注書AI‐OCR(invox)』上で自動補正し読み取れていた為、期待感を持てたことも採用に至った理由になりました。

読み取り精度の向上以外にも、『発注書AI‐OCR(invox)』にはプラスアルファで活用できる機能も充実しておりその一つの発注書作成機能も活用していくつもりです。

発注書作成機能は『受発注ライト』に登録した商品のマスタを『発注書AI‐OCR(invox)』専用の発注書式に出力でき、従来の自社で作成している発注書よりもさらに精度高く読むことができます。『発注書AI‐OCR(invox)』を使用して受注に関わる処理時間を半減させるだけではなく、受注ミス、クレーム0を目指し活用していきます。

会社概要

会社名:倉敷青果株式会社 
代表者:代表取締役 冨本尚作 
本社所在地:岡山県倉敷市西中新田525番地21
設立:2021年1月
事業内容:青果物の卸売、洗浄殺菌カット野菜の製造・販売
従業員数:337名(2023年4月15日現在、派遣・実習生含む)
URL:https://kuraka-g.com/

『発注書AI-OCR(invox)』サービス概要

FAXやメール(PDF)で受け取った発注書を『発注書AI-OCR(invox)』がデータ化し、受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』に自動で連携します。その受注データ(CSV)を基幹システムに取り込むことで、入力作業を削減することができます。

画面イメージ:紙で受領した発注書をAI-OCRでデータ化

データ化された発注書では、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』に設定されている発注マスタ(得意先別マスタ情報)を参照し、該当商品が候補として反映されます。『発注書AI-OCR(invox)』には商品特定に特化したAIが搭載されており、取引先の商品名・商品コードに紐づけた『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』のマスタを学習していく仕組みです。学習前の商品が発注された場合、商品名の類似度から"マスタ候補を紐づけた結果"を学習することで、2回目以降の商品特定が可能になります。

学習による商品特定の例

この商品特定に特化したAIにより、これまで商品特定ができる担当者のみで行っていた受注業務の属人化が解消されます。

FAX注文書を自動で受注処理 - BtoBプラットフォーム受発注ライト 発注書AI-OCR

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