全国8000以上の取引先へ発行する請求書をデジタル化。請求処理は3日から半日へ短縮~株式会社名畑

卸・メーカー2023.03.30

全国8000以上の取引先へ発行する請求書をデジタル化。請求処理は3日から半日へ短縮~株式会社名畑

2023.03.30

全国8000以上の取引先へ発行する請求書をデジタル化。請求処理は3日から半日へ短縮~株式会社名畑

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大阪市に本社を置き、全国の飲食店に業務用酒類や冷凍食品などを配送する株式会社名畑。取引をする企業は全国に8,000以上あり、紙での請求書発行に6人がかりで3営業日かかっていた。改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応をきっかけに『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、請求書の7割をデジタル化することに成功。処理にかかる時間が半日まで短縮された。

目次

北海道から九州・沖縄まで、全国8,000の顧客に配送

【Q】業務用酒類の卸売業者として、全国にお客様がいらっしゃいますね。

代表取締役社長 名畑様

代表取締役社長 名畑様(以下、名畑社長):当社のお客様はほぼ飲食店で、北海道から九州・沖縄まで8,000以上のお客様がいらっしゃいます。本社は大阪で、関西エリアには大阪・京都・奈良に3つの配送センターがあります。その他のエリアは、地域ごとに業者さんと契約を結んでお届けしています。

当社の特徴として、364日の配送を行なっており、他にも開業支援や店舗プロデュース、繁盛店を目指すためのセミナーやお酒に関する勉強会など、お客様である飲食店を総合的にサポートするサービスを提供しています。

【Q】新型コロナウイルスの流行で、外食産業にはさまざまな影響があったと思います。どのような変化がありましたか。

名畑社長:コロナ禍の行動制限で、我々を含む外食産業は大きなダメージを受けました。テレワークの普及や飲み会需要の減少、中食・テイクアウトなどの普及など、世の中の飲食スタイルそのものが大きく変わったと感じます。我々もDXによる生産性向上や、新たな付加価値を求めて変化に対応していく必要があります。

【Q】御社におけるDXの取り組みについて、お聞かせください。

業務担当者A

業務担当者A(以下、担当A):受注業務については以前からデジタル化を進め、自社システムやインフォマート社の『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入し効率化してきました。しかし個店のお客様を中心に、システムのコメント欄に書き込まれた細かな指示を業務担当が一つひとつ確認する必要があり、完全にはデジタル化できていません。

情報システム室 室長

情報システム室 室長(以下、システム室長):締め日にシステムに受注データを取り込み、請求書の発送処理を行います。これまでは紙でやり取りし、請求書の電子化はできていませんでした。というのも、お客様によって「屋号は違うけれどもオーナーは一緒」などの事情で請求先と送付先が異なる場合、システムでは送付先住所の細かな指定が難しかったからです。また、お客様の業態が変わったり、一度別の会社にしたものがまた元に戻ったりなど、メンテナンスをどうしていくかに課題がありました。

【Q】そうした課題がありながら、デジタル化を進めようとしたきっかけは何でしょうか。

システム室長:数年前から請求書のデジタル化には取り組んでおりましたが、2022年1月に改正電子帳簿保存が施行されたことにより、一層改革スピードに拍車がかかりました。まずは請求先と送付先が同じ取引先から、請求書のデジタル化を進めることにしました。他社のシステムも比較しましたが、当社は取引先の多くが飲食店ということもあり、ほぼインフォマート社の『BtoBプラットフォーム 請求書』一択でした。

6人がかりで3営業日かかっていた請求処理

【Q】請求書をデジタル化するまでは、毎月の請求処理をどのように行っていたのでしょうか。

業務担当者B

業務担当者B:当社の基幹システムに受注データを取り込み、請求書を印刷していました。膨大な量なので、とにかく印刷に時間がかかります。これまでもプリンターを増やすなどしてスピードアップを図ってきたものの、印刷だけで4~5時間はかかっていましたね。毎月消費するコピー用紙もかなりの量でした。

印刷が終わったら、請求書が10枚までは三つ折りで小さな封筒、10枚以上はA4封筒に分けて封入し、郵便局に持ち込みます。6人の事務員が手作業で処理をし、発送完了までには3営業日かかっていました。最も作業が集中する月初は、膨大な作業量に追われていました。

【Q】『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後はどのようになりましたか。

担当A:以前は3営業日かかっていた発送作業が、半日に短縮できました。デジタル化により、紙の請求書が7割削減でき、月初の負担が大きく軽減できたと思います。これまではコピー用紙を毎月、段ボールで何箱も消費していましたが、コストカットできました。大量の封書を郵便局へ持ち込む手間も省けたので、事務員の手間はかなり省けたと思います。

【Q】請求書のデジタル化に対して、お客様はどのように受け止められたのでしょうか。

担当A:お客様の反応は、実をいうと当初は両極端でした。デジタル化に理解のある方も多い一方で、個店さんや高齢の方などは、正直に言うとまだ難しい部分もあります。ただし新規のお取引先に関しては、初めから「当社はデジタル請求書でお願いしています」とご案内できるので、スムーズに受け入れられているようです。

当社では必ず1店舗につき1人の営業担当がつくので、営業担当から直接案内してもらっています。新規のお客様については、『BtoBプラットフォーム 請求書』が前提になっているので非常に取引が楽ですね。これからもどんどん、デジタル請求書の割合を高めていきたいです。

今後は発注業務もデジタル化を進めたい

【Q】今後、さらにデジタル化を進めていきたい業務はありますか。

情報システム室 担当者

情報システム室 担当者:受注業務と請求書発行業務はシステムに任せられるようになったので、今度は発注業務もデジタル化できたらいいですね。現在の発注は、箱単位や「10トントラック1台分」などのロットがベースなので、10トンなら10トンのロットに上手く入るよう各商品を組み合わせて発注しなければなりません。何をどこに入れるかは従業員のカンと経験に頼っているところがあり、上手くシステム化できれば現場の負担を減らせるのではないかと思います。

名畑社長:当社では30年以上にわたり「機械化できるところは機械に任せ、人は人にしかできない仕事をする」ことを目指してきました。これまで人が膨大な時間をかけて行っていた作業を機械が代わりにやってくれれば、人は空いた時間でもっといろいろな新しい価値が生み出せるでしょう。これこそ会社がやるべきことだと考えているのです。今回デジタル化した請求書をはじめ、デジタル化できるところはすべてデジタル化したいと思っています。

【Q】この3年間で外食産業を取り巻く環境は大きく変わりました。

名畑社長:コロナ禍で業界には逆風が吹きましたが、外食の良さを見直すきっかけになったかもしれません。緊急事態宣言や行動制限によって自由に飲食店へ行けなくなったことで、久々に外食をしたときの感動がより強くなったとも思うからです。

日本の外食産業は、世界的にみても非常にレベルが高い。だからこそ、ただ単に料理とドリンクを出すだけでなく、魅力をさらに磨いていくべきです。当社も飲食店のサポートを通して、これからも業界の魅力を発信し続けていきたいですね。そのための生産性向上であり、そのためのデジタル化ではないでしょうか。 

【Q】卸売業全体では、今後、どのような変化が求められるでしょうか。

名畑社長:卸売業界はもともとアナログな商習慣が根付いており、システム化が難しいのも事実です。ただ、これからはどんどん若い世代が中心になっていきますし、業界も変わっていかなくてはならないでしょう。自然と世代交代するのを待つのではなく、先を見越して積極的にリーダーシップをとって、業界全体を牽引していくつもりで邁進していきたいですね。

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株式会社名畑

設立:1951年2月
事業内容:業務用酒類食品卸売業、飲食店繁盛サポート業
代表者:代表取締役社長 名畑 豊
本社所在地:大阪府大阪市北区豊崎3丁目20番地20
企業サイト:https://www.nabata.com/

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