備えあれば憂いなし！飲食店が行うべき繁忙期対策4選！

2024.10.31

飲食店の繁忙期は、一般的に12月、3月、4月だといわれている。繁忙期は普段以上に来店数が増えるため、飲食店にとっては収益を大きく上げるチャンスとなる。しかし、繁忙期に向けて何も準備をしないでいると、シフト管理がうまくいかず業務が滞ったり、在庫管理が不十分で売上の機会を逃したりする恐れがある。
そのような事態に陥らないよう、今年こそは早めに準備を整え、余裕を持った運営をしたいと考えている飲食店も多いのではないだろうか。そこで本記事では、繁忙期を効率的に乗り切るために必要な4つの対策を解説する。

夏の忙しさもひと段落。今こそ、次の準備を始めよう！

夏の忙しさが過ぎ、多くの飲食店経営者や店長の方は一息ついているころだろう。しかし、あっという間に年末の繁忙期もやってくる。

12月は、忘年会やクリスマスなどのイベントが集中するため、1年の中で最も多忙な時期の一つである。繁忙期に向けての準備を怠ると、業務の混乱やスタッフのミス増加、在庫管理の不備による売上の機会損失などが発生する恐れがある。夏の忙しさがひと段落した今から準備をはじめておけば、繁忙期にスムーズな運営を実現できる。

年末年始の特大繁忙期を成功させるためには早めの対策が鍵

12月からの繁忙期に向け、基本的な準備事項を押さえておくことが大切だ。次に紹介するポイントを参考に、準備をはじめていこう。

対策1：スタッフのシフト計画とトレーニング

ここでは、繁忙期に向けたスタッフに対する準備事項を解説する。

シフト計画の重要性

繁忙期は、いつもより早めにシフトを決定しよう。いつから予約が入り始めるのか、曜日ごとの忙しさはどうか、など例年の傾向を参考にしつつ、どれくらいの人数なら運営がスムーズに行えるのかを考え、シフト計画を行う。

早めにシフトを決めておけば、突発的な欠勤や混雑時の対応がしやすくなるのはもちろん、スタッフの負担も軽減できる。シフトを作成する際には、事前にスタッフの希望シフト日を提出してもらわなければならない。早めにシフトを組むために、提出期限を周知し早めの提出を促そう。

トレーニングの実施

繁忙期の運営をスムーズにするためには、スタッフトレーニングを計画的に実施することが大切だ。特に、新しいスタッフを雇った場合、教育が不十分なまま繁忙期を迎えてしまうと、忙しいなかで業務の流れが滞るだけでなく、ミスが発生したり、お客様に迷惑をかけてしまったりする恐れがある。

まずは基本的な業務フローや内容を理解したうえでマニュアルの整備を行い、スタッフへの教育をしっかりと行おう。これにより、サービスの質を維持し、安定した売上を確保するための基盤作りが可能となる。

対策2：メニューと在庫管理の最適化

次に大切なのが、メニューと在庫管理の最適化だ。仕入れ過剰による食品廃棄や在庫不足で人気メニューが提供できなくなる事態を避けるために、次に紹介する対策を行おう。

無駄な在庫を減らす方法

予想外の食品廃棄を防ぐためには、適切な在庫管理が不可欠だ。
食材を多く仕入れすぎると売れ残りや賞味期限切れが発生し、廃棄しなければならなくなるため、これを防ぐためには、現在の在庫量を把握しつつ、必要な仕入れ量を決定する努力が欠かせない。

在庫管理のために紙やExcelを使って管理している店舗もあるのではないだろうか。しかし、紙だと書き間違いや計算間違いが発生する恐れがある。Excelだと、入力ミスや誤ったデータの上書きが発生するリスクもある。

これらの問題を解決し、レシピや原価管理を実現するためには『メニューPlus』の利用がおすすめだ。
『メニューPlus』は、飲食店向けのメニュー管理業務を効率化するツールで、店舗ごとの原価算出、レシピの共有、動画解説などの機能によりメニュー開発や原価管理を簡素化できる。スマホやタブレットからも運用可で、いつ、どこからでも業務プロセス全体の改善を支援することができる。また、調理工程を写真・動画で共有できるため、スタッフトレーニングにも役立つ。

対策3：予約管理の強化

飲食店の店長は、スタッフや在庫管理以外にも気を配らなければならないことが複数ある。ここでは、予約管理について解説する。

予約システムの導入や活用

スムーズな運営を行いたい場合は、予約システムを活用するのがおすすめだ。予約管理システムとは、電話や予約サイトなどから受け付けた予約を一元管理するツールのことだ。

繁忙期は特に、普段以上に予約が入ってくるため、電話応対に時間を取られてしまう。
1回の電話で日程が決まれば良いが、忙しくて対応しきれない場合、お客様の連絡先を伺い、改めて予約可能日の連絡をするなど、手間が発生する可能性もある。

また、カレンダー上やExcelで予約の管理をしていると、記入漏れが発生し、お客様に迷惑をかけるリスクもある。
予約システムを活用すれば、電話応対にかかる手間を大幅に削減でき、当日の混乱を避けることが可能。

また、スマートフォンやパソコンから予約が簡単にできるため、お客様の利便性も高まる。予約システムを導入していないなら、繁忙期の前に導入しておくのがおすすめだ。

顧客データの活用

過去データを活用し、事前にどのような対策を取るべきかを明確にしよう。
例えば、どの曜日や時間帯に予約が集中するかがわかれば、シフトの人数を増やしたり、人気メニューの仕入れをあらかじめ調整したりできるため、当日の混乱や品切れを防げる。

顧客データから性別や年齢層などが把握できると、顧客属性の分析により、新メニューの開発やイベント・キャンペーンの実施など、具体的な販売促進戦略を立てることも可能だ。

対策4：タスクの整備と効率化

繁忙期までの準備としてできることには、タスクの整備や効率化も挙げられる。ここでは、詳細を解説する。

タスク整理の必要性

シフト管理を適切に行うためには、タスクの整理が不可欠だ。1日の業務フローを全て書き出し、繁忙期における業務の分担を明確化する。誰が何をするかまで決めておけば、業務の滞りや混乱を防げる。

タスク整理に合わせ、マニュアルを整備しておくことも大切だ。
マニュアルがあれば、業務内容が標準化され、新人でも短期間で業務に適応でき、即戦力として活躍できる可能性が高まる。
業務マニュアルは、各自がいつでも参照できるようにしておくことで、質問やミスが減り、業務効率の向上も期待できる。

タスク管理ツールの活用

タスク管理を効率化したい場合は、飲食店のオペレーションを効率化する『V-Manage』の利用がおすすめだ。
『V-Manage』では、デジタル上で日ごとのタスクを一目で確認できるため、タスク漏れやミスを防げる。
また、業務に紐づけてマニュアルを管理でき、各スタッフが自由にアクセスできるため、教育にかかる時間やコスト、質問対応の手間も省ける。

今から準備を始めることで、繁忙期の成功を掴もう

年末年始の繁忙期は、店舗にとって大きなチャンスとなりえる。
しかし、準備せずに繁忙期を迎えてしまうと、スタッフへの教育が不十分でミスが発生したり、必要な食材の在庫切れにより、メニューの提供ができず、機会損失につながったりする恐れがある。

予約管理やシフトの調整がうまくできないと業務が滞り、接客の質が低下するリスクもある。
繁忙期に向け、今から準備を始めることで、これらの問題を未然に防ぎ、よりスムーズな運営が可能となる。

繁忙期の運営を効率的にサポートしてくれるツールとしておすすめなのが『V-Manage』だ。『V-Manage』を利用すれば、日ごとの業務が一目で把握できるだけでなく、業務にマニュアルを紐づけできるため、必要なときにスタッフが各自で業務を確認できる。
また、衛生管理や温度管理などの帳票類の電子化、店舗の実施状況が一目で把握できるダッシュボードやレポートの利用など、店舗運営を効率化するさまざまな機能がそろっている。
繁忙期に向け効率化を図りたい方は、『V-Manage』を利用してみてはいかがだろうか。