まずは、新しい働き方として「在宅勤務」と「サテライトオフィス勤務」のパイロットを開始しました。このうち、私の所属する部では、「サテライトオフィス勤務」にトライアルしています。 

弊社は、全国にあった複数のボトラーを統合し、それに伴い本社機能も東京に集約しました。このため、関東エリア（神奈川や千葉、埼玉）に勤務していた社員の多くは、今までと異なる場所での勤務となり、通勤時間が増えていたのです。これら負荷を少しでも軽減するため、各社の旧本社オフィスをサテライトオフィスとして活用しています。 

もともと、各個人に携帯電話とノートパソコンが貸与されていましたので、タイムリーな連絡、またSkypeを活用すれば遠隔地からも会議に参加することが出来る仕組みが構築されていたんです。なので、上司と同じ場所で働いていなくても全く問題ありませんでした。むしろ、集中的に業務に取り組むことで生産性があがるとの声もあります。 

それ以外に私の所属する部署では、業務のピーク時とそうでない時にメリハリをつけるため、変形労働時間制も採用しています。

【Q】部における働き方の課題とは、何だったのでしょう

やはり長時間労働ですね。残業については、これまでは基本的に管理職側も残業している本人も意識していない。双方がその業務が終わるまでやるというもので、問題意識が希薄でした。有休についても、消化率が良くありませんでした。

【Q】長時間労働を解消するために重要なことはなんでしょうか？

失敗の多くは、抽象的な「○○をしよう」といった年間目標を掲げて年度末に確認するだけで、中身は達成できていなかったというケースです。そうならないように、具体的に目標設定に数値を用いることが重要です。私の場合は、「通常月の残業は15時間まで」「有休は7割以上消化」と明確な数値目標を設定し、その進捗を上司が必ず追跡するように指示しました。

今取り組んでいるのは「やめる」こと

【Q】目標数値を達成するために、どのような取り組みをされていますか？

今取り組んでいるのは「やめる」ことです。経理の人は性格として、完璧主義の傾向が強く、細部まで見たがります。でも、それは自己満足になってはいないかと。会社からお金をもらってやる価値がないのなら、その業務をやめさせます。 

というのも、例えば、経常利益で１億円を出そうとした場合、販売ならばそれ以上の金額を売らなければなりません。しかし、コストを１億円分削減することでも実現は可能です。どちらが容易に達成できるかということです。さらに言うならば、管理部門でも、会社の利益に大きく貢献できるということを意識付けしてあげることが大切です。

【Q】そのほかに取り組まれたことはありますか？

業務の属人化を解消することです。弊社は、前述のように複数の会社が統合しており、使っているシステムも別々で属人化が起きやすい状況でした。 

属人化すると、その業務がブラックボックス化してしまい、問題点が見えなくなってしまいます。有休を取得しやすい環境作りや業務量を平準化する観点からも、誰でもできる形にしておくということが重要です。

【Q】どのような方法で属人化を解消しているのでしょうか？

一番の方法は、担当を入れ替えることです。担当を替えてすぐは、効率が落ちたり、ミスが起きるかもしれません。しかし、見えてこなかった問題点が見えてくるので、そこを解決します。 

また、業務の棚卸しをして、仕事の内容を共有できるようにマニュアル化します。使いやすいものを作り、誰でも同じ情報を見ることができるようにすることが重要です。 

さらに、システムを利用することも有効です。請求の督促の部分など、リスクが高いものから、システムで自動的に優先順位を設定してくれます。そうすることで、担当者が不在でも他のメンバーが代わって業務を遂行できて非常に有効ですね。