請求書発行の効率化に必要なもの

【Q】請求書業務ではどのような課題があったのでしょうか

弊社は規模も大きく統合まで複雑な段階を経ていますので、経営上は統合しても、社内には各社の独自システムが残っています。そのような状況を改善すべく、基幹業務のすべてのシステムを統合する「Coke One」というプロジェクトが進行しており、請求書業務の改善もその一端です。

旧コカ・コーライーストジャパンも、もともと5社が合併してできた会社だったため、請求書についても別々のシステム、フォーマットを使い続けていました。会社名は同じなのに、極端にいえば同じ取引先1社に5種類の請求書を送っている状態でした。まずはシステムを統一し、これを１つにする必要があると感じていました。

また、発行の手間や郵送コストも大きな課題です。弊社の請求書業務は大きく2種類に分かれ、掛売りのお取引先様へ発行する「通常の請求書」と、自動販売機を設置していただいているお取引先様に手数料をお支払いするための「コミッション明細」があります。

便宜上まとめて「請求書」としますが、ボトラーズジャパン全体では、月に約15万通の請求書を発行しています。人件費を除いた印刷代、封筒代、郵送費等で月間1,000万円以上の経費がかかっており、業務の効率化を早急に進める必要がありました。

さらに、郵送の場合、コストだけでなく、お客様の手元に届くまでに日数もかかりますし、確実に届いたかどうかも把握できません。（奥村氏）

【Q】効率化するために必要なことは何とお考えですか？

必要なのは業務を標準化し、誰にでもできるプロセスにすることです。プロセスが複雑だと手順書を作ることもできず、作業が属人化してしまいます。担当者以外はわからないような業務では、その担当者が休んでしまうと対応できず、お客様にもご迷惑をおかけすることになりかねません。 

逆にいえば標準化すれば機械化、自動化が可能です。むしろ、組織の規模が大きくなるほど標準化させ、機械化しないと業務の品質を担保できないと考えています。