請求書発行業務を見直す際に、請求書の印刷から発送までを外部の郵送代行企業へ委託することも検討しました。ですが、弊社は飲料メーカーですから水を利用して商品を製造しており、水資源を守るために植林活動なども行っています。紙を使うということはその木を切るということですから、エコの観点からも紙を使わない＝ペーパーレスを進めたいと考えました。 

そういった理由から、請求書は電子発行を導入しました。請求書発行システムに『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだのは、すでに多くの企業が導入し、安定して運用されている点と、請求書のフォーマットややり取りの仕組みが標準化されており、弊社の請求書業務も標準化できると判断した点が理由です。（奥村氏）

発行側だけでなく、受け取る取引先にもメリットがある請求書の電子化

【Q】請求書の電子化システムを自社独自（Coke One）で構築するという選択肢もあったのではないでしょうか？

電子化を検討した時点で自社に電子化のソリューションはなく、いちから構築するのは相当な労力を要することが容易に想像できました。また、お客様の個人情報をお預かりするには万全のセキュリティ対策が必要ですが、そういった管理・運用のノウハウも持っていません。自社ですべてやろうとすると、そのためだけに新しくチームを作らなければならず、弊社が求める効率化とは逆行してしまいます。手間とコストを考えると、使用料を払っても専門家に任せたいと思っていました。 

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、「Coke One」と連携させるためのシステム改修もさほど難しくなく、導入が容易でした。また、請求書のフォーマットが統一されている点や単純にWebで請求書が見られるだけでなく、請求書の明細データをダウンロードすることもできるという点は、取引先様にもメリットになります。自社の経理業務に活用するためにデータがほしいとおっしゃる取引先様もいらっしゃいますので。（奥村氏）

【Q】導入の効果は感じていらっしゃいますか？

電子発行に切り替えてから2カ月（取材時点）なので、実際の効果はこれからだと思います。現在は過渡期ですので、オプションの『郵送代行サービス』も併用して、紙で請求書を送りながら電子請求書への移行をご案内しております。現時点でも取引先の20%がWEB上で請求書を見てくださっています。実は、この20%という数字は導入1年半後の目標数値でした。それを2カ月で達成することができ、大きな手ごたえを感じています。（奥村氏）

【Q】実務面での具体的な変化を教えてください

弊社は卸業者を介さない、お得意先様との直接取引がほとんどです。小売店や飲食店、オフィスに自動販売機やコーヒーサーバーなどを設置していただいている企業様など、掛売のお得意先様向けに請求書を発行しています。

発行している請求書は東京エリアだけでも、約6000通です。10人がかりで4日間かけ、印刷し封入、発送する作業を行っていました。現在は、データをアップロードするだけで電子請求書を発行できますので、請求書を何百枚も手で折り込むような作業はなくなりました。

お客様から「早く金額を知ることができるようになった」「パソコンで見られるなら紙は送らなくていい」という声もあり、今後いっそうペーパーレス化を進めていければと思います。（債権管理課　請求書担当課長）