2022年１月から電子帳簿保存法が改正され、取引先とやり取りした電子データはそのまま電子保存できるようになった。しかし、電子化を取り入れていない中小の飲食店にとっては、今回の改正は不都合な点が多いかもしれない。どのように対処すればいいのか、電子帳簿保存法の改正点と対策方法について解説する。
電子帳簿保存法とは
経理の電子化による生産性や記帳水準の向上などを目的とし、1998年に施行されたのが「電子帳簿保存法（「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）」だ。これにより、各税法に基づき、従来は紙での保管が義務であった請求書や帳簿、決算書などの書類が、一定の条件を満たすことで、電子データ（電磁的記録）で保存することが可能になった。この場合の電子データとは、DVD、ハードディスク、コンパクトディスク、磁気テープなどの記録媒体に記録・保存したものを指す。
電子データの保存方法には以下の３つの区分があり、いずれも一定の要件を満たす場合にのみ認められる。
電子帳簿保存法上の区分
| 区分 | 内容 | 2022年1月の主な改正ポイント （令和4年1月1日以降） |
|---|---|---|
| （1）電子帳簿等保存 | 取引先とやり取りした紙の書類（請求書、契約書、見積書、領収書など）や国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳など）を、会計ソフトなどを使用してデータで作成する。それを国税関係書類として帳簿の備付けおよび帳簿の保存の代わりとすることができる。 | ●税務署長の事前承認制度は廃止 ●過少申告加算税の５パーセント軽減措置 ●所得税の青色申告特別控除（65万円）適用 ●最低限の保存要件の緩和 |
| （2）スキャナ保存 | 取引先から受領した紙の書類（請求書、契約書、見積書、領収書など）を、スキャナ（デジカメ、スマホなどでも可）で画像データ化したものを、帳簿の備付けおよび帳簿の保存の代わりとすることができる。 | ●税務署長の事前承認制度は廃止 ●タイムスタンプ、検索などの要件緩和 ・タイムスタンプは、最長約２か月と概ね７営業日以内に付与 ・の国税関係書類への自署は不要 ・記録の訂正や削除時にその内容が確認できる場合、タイムスタンプは不要 ●適正事務処理要件（相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等）が廃止 ●不正時の重加算税が10％加重 |
| （3）電子取引 | メールやEDI（電子データ交換）取引、クラウド、インターネット上からダウンロードなど、電子的にやり取りした取引情報（請求書、契約書、見積書、領収書など）を、帳簿の備付けおよび帳簿の保存の代わりとすることができる。 | ●電子取引データは、電子データとしての保存が義務付けられる（紙の保存ができない ※2023年12月31日までの電子取引はプリントアウト保存できる（税務署への事前申請は不要） ●タイムスタンプ、検索などの要件緩和 ※（2）スキャナ保存と同様 ●不正時の重加算税が10％加重 |
※タイムスタンプ：電子データの存在や契約・取引日時を証明し、改ざんなどを防ぐために付与される文字列のこと
参考：国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」（PDF）
参考：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」（PDF）
参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」
電子帳簿保存法にも対応できる“電子請求書”
2022年1月に施行された電子帳簿保存法において、いちばんの改正ポイントは「電子取引でやり取りした書類は、電子データのまま保存する」という点だ。つまり、今回の改正で恩恵を受けるのは、電子化されたシステムを導入している個人事業主や企業ということになる。
今まで紙で書類を発行していた業者は、これから電子化に切り替えることで大きなメリットが期待できる。そのためにも、まず「電子請求書」の基本的な知識について説明する。
中小規模の飲食店の場合、仕入先からの納品書や領収書など、紙書類でのやり取りが多いことだろう。今後も紙でやり取りした書類はそのまま保存が可能だが、メールなど電子取引を利用した場合は、プリントアウトせずに電子データとして保存しなくてはならない。
「電子帳簿保存法」は、デジタル化やペーパーレス化など時流を反映して改正が重ねられており、今後は紙による保存が完全にできなくなる日が来ることも考えられる。そのため、今のうちから紙保存から電子データ保存に切り替えるのもいいかもしれない。
とはいえ実際問題として、何から手を付ければいいのかわからいことも多いだろう。ここからは、そのための準備について詳しく説明していく。
紙書類を電子データ化するためのツールの入手
帳簿関係書類の電子データ化、というと難しく聞こえるかもしれないが、例えば領収書や請求書などの紙書類をスキャナで手持ちのコンピュータに取り込み、後は国税庁の要件に従って保存すれば完了だ。デジタルカメラやスマートフォンでも問題はない。スキャン後の原本は、データと相違（折り曲がりなども含む）ないことが確認でき、必要とされる事務処理が完了すれば、破棄することもできる。また、2023年10月から施行される「消費税仕入税額控除」でも、電子データによる保存が認められている。ただし、紙書類のスキャンにはいくつか決まりがあるので注意が必要だ。
【スキャナ保存対象】
契約書、領収書、注文書、見積書、請求書、納品書、送り状など
【スキャナ保存対象外】
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）、計算・整理・決算関係書類（棚卸表、貸借対照表・損益決算書など）
また使用するスキャナにも、解像度200dpi以上（スマホの場合は約387万画素以上）、カラー画像による読み取り、などの要件があるため、新たに購入する場合は事前に確認しておくのがいいだろう。
スキャナ以外にも、保存データを表示できるディスプレイと印刷用のプリンタも必須で、なおかつこれらの機器の操作マニュアルも備えておくことが条件になっている。印刷物のマニュアルが手元にない場合は、オンラインマニュアルでも問題ない。
参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（PDF）
保存データの正確性を保証する方法の選択
電子データは、記録の偽装や改ざん、削除などを防ぐために、そのデータが正しいということを証明しなくてはならない。そのひとつが、存在や契約・取引日時を証明するための電子時刻証明「タイムスタンプ」だ。書類を作成する側、または受け取る側のいずれかが付与する。
電子帳簿保存法で認められているタイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たし、認定されたものに限られる。そのためタイムスタンプの導入は、以下のいずれかの方法になる。
TSA（時刻認証業務認定事業者）と契約
認証タイムスタンプを採用している経理・請求システム、会計システムなどの利用
現在、日本データ通信協会の認定を受けている業者は５社ある。
タイムスタンプ以外でデータの正確性を証明するには、下記ふたつの要件を満たすシステムを利用する必要がある。
●入力期限内に必要記録事項を入力したことが確認できること
●データの修正や削除ができない、または訂正や削除の履歴が残ること
このほか、「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の備付けでの対応も可能だ。
参考：国税庁「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」
専用システムの導入の検討
手持ちのデバイスやコンピュータを使って電子データ化し、電子帳簿保存法の要件に沿って保存することは不可能ではない。しかし、タイムスタンプなど保存データの正確性を証明する手段を含め、個人事業や中小規模の飲食店では理解しづらい項目が多く、限度があるのが実情だ。そのため、専用のシステムを導入するのもひとつの方法だ。
システムの多くは、電子帳簿保存法を含め、各種税法や法令に対応しているものが多く、各種入力作業、伝票類の発行・仕訳、支払いなどにかかる時間を大幅に削減できるほか、保存データはそのまま国税関係帳簿として使用できる。
初期コストはかかるが、やはり煩雑な業務を簡素化・効率化するためにも、経理・請求システムや会計管理システムを導入するのが結果的には最善策といえるかもしれない。
専用システム導入によるメリット
人事・総務・経理など複数の管理業務を1～2名で対応している中小規模飲食店の場合、繁雑になりがちな事務処理でも、経理・請求管理システムや会計システムを導入することで、業務を効率化し、事務処理を簡略化できるなどのメリットがある。
業務の効率化
例えば、経理・請求管理システムの場合、以下のような作業効率化が期待できる。
・取引先の請求書を、発行後すぐに受け取ることができ、迅速な月次決算が可能
・学習機能を搭載したシステムであれば、自動的に仕訳や会計システムへの取り込みが可能
・大量の支払通知書の一括送信が可能
・請求書を電子データ化し、承認から保管までの一元管理が可能
コスト削減
電子データとして保存することでプリントアウトが不要になり、紙代やインク代を大幅に削減することができる。また作業時間が短縮できることから、不要な業務が減り、残業代などのコスト削減が可能だ。さらに書類の保管スペースや作業にかかっていた時間など、費用以外の面での大幅な節約も期待できる。
人的ミスの低減
どんなに注意を払っていても、人力による作業にはミスがつきものだ。事前に発見できればいいが、そうでない場合は金銭や信頼の損失にもつながりかねない。機械であれば、間違いが起こることは皆無に近く、安心して作業を行なうことができる。
システムの導入にはそれなりの費用がかかる反面で、抑えられるコストも多く、長い目でみれば相殺も可能だ。このほか書類の紛失や盗難、汚損などの心配が減り、セキュリティ面での強化にもつながるだけでなく、ペーパーレス化により環境問題にも貢献できる。そのため、検討の余地は充分にあるかもしれない。
システムを選ぶポイント
昨今では、多くの会社からさまざまなシステムが発表されている。その種類も、経理・請求管理システム、会計システム、帳簿管理システムなど多種多様で、どれを選べばいいのか迷うことだろう。
最終的には、事業の規模や内容、目的、予算などに合ったシステムを選ぶのはもちろんだが、いずれにしての選択の際に基準となる共通したポイントがある。
システム形態の確認
システムには大きく分けてパッケージ型、クラウド型の2種類に分類できる。それぞれのメリット・デメリットを見ていこう。
| システムの種類 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| パッケージ型 端末にソフトウェアをインストールして使用するタイプ | ・ソフトウェアをインストールするだけで使用できる ・購入後は追加費用がほとんどかからない ・使用する機能によってはネット環境が不要 | ・ソフトウェアが高額 ・システムのアップデートが手動 ・バックアップが必要 ・サポートが有料 |
| クラウド型 インターネットを経由し、提供するサービスにアクセスして使用するタイプ | ・システムへの導入が不要 ・データの紛失、破損などの心配がない ・常に最新状態のシステムの使用が可能 ・インターネット環境があればどこでも利用が可能 ・バックアップが容易 | ・毎月／毎年利用料金がかかる ・インターネット環境の影響を受けやすい ・既存のシステムと連携できないケースがある ・突然のサービス停止のリスク |
導入後のサポート体制
例えば、システムに搭載されている機能の使い方がわからない、システムがうまく作動しないなど、使用しているうちに問題が起こることがある。またパッケージ型の場合ではシステムのアップデート、クラウド型ではセキュリティやバックアップなどの疑問も出て来ることだろう。必要な時にすぐにサポートが受けられるよう、サービス受付時間などを含めた体制を確認することも、システム選択の重要なポイントだ。
電子帳簿等保存の対応システムに必要な要件
では実際にシステムを導入するには、何を基準に選べばいいのか。最低限、以下の要件を満たす検索機能を確保する必要がある。
１．取引年月日、取引金額、取引先の項目での検索ができる
２．日付または金額の範囲指定での検索ができる
３．２つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件での検索ができる
例として、請求書発行・受取システムにあると便利な機能や条件を挙げるので、システム選びの参考にしてほしい。
・JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）認証の「電子取引ソフト法的要件認証制度」取得
・電子帳簿保存法に対応
・インボイス制度（2023年10月から施行）に対応
・インターネット上での請求書の発行・受取
・関連書類（稟議書、領収書など）の添付
・支払通知書の自動発行
・CSV出力で会計システム・販売管理システムと連携
・公共料金（運輸、電話など）などの請求書の自動取込み
・豊富な検索項目（日付、取引先、件名など）
このほか、既存システムとデータ連携できことも重要だ。既に何かしらのシステムを導入しており、新たに連携させたい場合、互換性の有無の問題が出て来る。導入候補のシステムの選択ができたら、忘れずにサービス提供会社に問い合わせをしよう。
これらの機能や条件を備えた電子帳簿等保存対応の請求書発行・受取システムのひとつに『BtoBプラットフォーム請求書』がある。取引先とクラウド上で請求書のやりとりができるほか、フォーマットが異なる紙の請求書でも、AIが自動的に読み取って電子データ化、保存できる「AI-OCR」機能が搭載されている。
猶予期間の今がシステム導入のチャンス
飲食店の場合、国税関係帳簿書類の対象となるのは、発注書や領収書、取引先からの請求書などがほとんどだろう。また、相手の取引先から受け取る書類も、紙に代わってEメールに添付したPDFで送られてくるケースが増えてきているのではないだろうか。
すでに2022年1月から紙以外で受け取った書類は電子システムで保存することが義務付けられており、2023年12月31日には紙保存の猶予期間が終わる。2023年10月からは「インボイス制度」も始まる。将来的には、すべての国税関係帳簿の電子化保存が義務付けられる可能性も考えられる。
猶予期間である今のうちに電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した請求書発行・受取システムに切り替えることが必要だろう。
