「びっくりドンキー」を全国展開するアレフが、各拠点で発行する月400枚の請求書をペーパーレス化。請求書の承認・押印フローをすべてデジタル化し業務効率化

2024.06.07

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島健、以下「当社」）は、株式会社アレフ（本社：北海道札幌市　代表取締役社長：庄司大、以下「アレフ」）による『BtoBプラットフォーム請求書』の導入事例を公開しましたのでお知らせします。

アレフより伺った導入理由・効果等

『BtoBプラットフォーム請求書』導入前の課題

FC加盟社への請求書はびっくりドンキー店舗運営本部、観光事業関連の請求書は恵庭事業部等、請求内容によって発行する部門が分かれています。関係会社や従業員の立替経費等への発行も合わせると、請求書の発行は月に400件以上です。

すべて紙で発行していた時は、部門ごとにシステムが異なり、書式もバラバラでした。各部門で作成した請求書は、経理の内容確認と社判の押印のためにすべて本社に集まりますが、書式がバラバラだと確認作業も大変ですし、一枚一枚に手作業で押印するのは時間も手間もかかっていました。そして、離れた場所にある部門は、作成した請求書を本社に直接届け、押印が済んだら受け取りに、わざわざ2回足を運んでいました。また、発行件数が多い部門では、作成にも封入にも時間がかかり、経理での押印も含めると、請求書の作成から郵送で取引先に届くまで、かなりの日数を要するのも課題でした。

発行した請求書は経理部でコピーし、控えとして保管していました。入金確認はその控えで行い、何百枚も綴じられたファイルから一枚一枚めくって作業していました。紙での保管は場所も必要で、その中から必要な書類を探すとなると、時間と手間がかかっていました。

導入の決め手

『BtoBプラットフォーム請求書』を採用したポイントは2点あります。
まず、請求書の発行先には飲食店もあるため、食材の受発注システム「BtoBプラットフォーム受発注」のフード業界での導入実績、及び認知度の高い点が、メリットになりました。そして、シンプルで安価に始められるサービスだった点です。他社製品と比べても、低コストで効率化ができそうだと感じました。

導入効果

①請求書の発行後、取引先へ即日届き、郵送にかかっていた日数を削減
現在は、対象としている請求書の約6割が『BtoBプラットフォーム請求書』からの発行で、残りはオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しています。個別の対応が必要な少数の取引先を除き、発行する請求書に関しては、ペーパーレス化が進みました。

請求書の発行件数や明細が少ない部門は、基幹システムからのデータ取り込みではなく画面に入力して発行します。学習機能があるため、一度入力したものは毎回入力する必要がなくなり"楽になりました"という声を聞いています。
承認フロー自体は、紙で押印申請が回っていた時と同じですが、すべて画面上で完結するので、各部門の担当者が本社まで請求書を届ける手間もなくなり、時間短縮が図れています。

外販部の取引先70社のうち、約40社で、『BtoBプラットフォーム請求書』での受け取りに賛同していただいています。これまで請求書の発行後、到着まで2、3日かかっていましたが、即日でご確認いただけるようになりました。

②控え書類の保管コストを削減、キーワード検索機能の活用で業務効率化
手間も場所も必要だった控え書類の保管が不要になりました。これまで、必要な書類を探すには何百枚も手でめくる必要がありました。今は、『BtoBプラットフォーム請求書』で会社名や日付等のキーワードですぐに検索でき、何かあった時に迅速に対応できます。
以前は請求書の控えで行っていた入金確認も、発行済の請求書データと入金データの突合で行えるようになり、効率的になりました。

今後の展望

部門ごとに販売管理システムが分かれている状態は続いているので、ゆくゆくは、会計システムとの連動や『BtoBプラットフォーム請求書』を含めた他システムとのスムーズな連携のためにも販売管理システムを統一できればと思っています。

また、受取側である取引先が、データで受け取った請求書をどう効率的に活用できるかも、考えていきたいです。仕訳を作成できる機能等があるものの活用できず、受け取るだけの使い方になっている取引先もおられます。送りっぱなしにせず、お互いが効率化できるようフォローを考えていきたいです。

サービス概要

『BtoBプラットフォーム請求書』は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度に対応し、Peppolデジタルインボイスの日本標準仕様である「JP PINT」にも対応予定です。（2024年6月現在で105万社が利用しています。）

※1　2023年度　東京商工リサーチ調べ
※2　JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済

会社概要

アレフ

会社名：株式会社アレフ
代表者：代表取締役社長　庄司大
本社所在地：北海道札幌市白石区菊水6条3丁目1番26号
創業：1968年12月
資本金：1億円
事業内容：レストラン事業・食品製造販売業、観光事業他
従業員数：712名（2024年3月31日現在）
URL：https://www.aleph-inc.co.jp/

インフォマート

会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数：788名（2024年3月末現在）
URL：https://corp.infomart.co.jp/