サントリービジネスシステム、請求書システム導入でひと月の労働時間を720時間削減

2024.07.25

サントリービジネスシステム株式会社（以下、サントリービジネスシステム）は、請求書をデジタル化してオンラインで発行・受取できる「BtoBプラットフォーム請求書」を導入したことで月間約750件の請求書をペーパーレス化し、労働時間を720時間削減。グループ各社の請求書発行業務も集約できたという。

サントリービジネスシステムより伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム請求書」導入前の課題

サントリービジネスシステムは、サントリーグループ各社の経理、人事、総務等の機能を担うシェアード会社です。サントリーホールディングス株式会社をはじめ、サントリーグループの事業会社が発行する、飲料や酒類等の売買以外の請求書発行業務を集約しています。

「BtoBプラットフォーム請求書」導入前は、各事業会社9社から届く、月間約750件の債権伝票申請書と請求書の仕分けをしてから、請求書の押印、封入封かん、郵送、印刷、保管を行っていました。さらに、それらを業務用スキャナにかけ、中国・大連にあるオペレーションセンターで別途伝票入力を代行していました。事業会社間で請求書を郵送するリードタイムを考慮するため、月末月初に作業が集中してしまう点が課題になっていました。

導入の決め手

2018年夏頃、BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）がトップダウンのプロジェクトとなり、各現場の業務デジタル化が大きく進みました。「BtoBプラットフォーム請求書」の導入も、その一環です。

他サービスと比較・検討した結果、2017年当時、利用企業数が16万社を超え（2024年7月現在は105万社以上）、取引先は無料で利用できて負担をかけない点が決め手になりました。電子発行できない取引先へはオプションで郵送代行サービスを利用でき、郵送代行で発行された請求書には仮IDとパスワードが記載されているため、別途催促しなくても「BtoBプラットフォーム請求書」で受け取ってくださる取引先が増えることを期待していました。

導入効果

① 月間約750件の請求書をペーパーレス化、グループ各社の請求書発行業務も集約

「BtoBプラットフォーム請求書」の導入により、発行する月間約750件の請求書をペーパーレス化できました。各グループ会社にもスキームを広め、グループ会社約40社の請求書も「BtoBプラットフォーム請求書」で発行しています。合計すると、500社を超える取引先に対し、月間1,800件あまりの請求書を電子データで、540件ほどを郵送代行サービスで発行しています。

② ワークフローシステムとのAPI連携で、シームレスなフローが実現
　請求書発行に係る月間720時間の労働時間、年間約7割のコストを削減

導入後は、各拠点でワークフローシステムに入力された債権データが、電子承認後、会計システムに登録され、API連携により「BtoBプラットフォーム請求書」から自動発行される仕組みです。これにより、処理1件にかかる作業時間を大幅に削減できました。

また、総務管轄の稟議書や決裁データ、支払いデータ、電子契約書もワークフローシステムに組み込まれているので、全体的にペーパーレス化できています。こうしたシームレスなフローの実現で、試算では請求書発行に係る作業時間が月間720時間ほど短縮できました。人件費等も算出すると、年間約7割のコスト削減効果があります。

今後の展望

請求書の発行業務は、ワークフローシステムや「BtoBプラットフォーム請求書」をはじめとするデジタルツールでシームレスなスキームを実現できました。

一方、請求書の受領業務については、未だに紙やPDFで受け取るものが大半となっているのが実状です。やはりスキャンする手間を考えると、「BtoBプラットフォーム請求書」のようにデータで受け取る『データtoデータ』が1番望ましいと思っています。データでやりとりし、改ざんやミスのない理想の世界を目指したいです。とはいえ1社で取り組むには限界があるので、社会全体が同じ方向を向いて一緒にやらないと難しいとも思っています。

昨年来、インボイス制度の施行や電子帳簿保存法の改正等を契機とし、請求書の電子発行・電子保存について活発な動きになってきていることを肌で感じています。この流れを一時的なものとせず、社会全体に広がっていく、そんなムーブメントに繋げていきたいと考えています。

サービス概要

『BtoBプラットフォーム請求書』は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度に対応し、Peppolデジタルインボイスの日本標準仕様である「JP PINT」にも対応予定です。（2024年6月現在で105万社が利用しています。）

※1　2023年度　東京商工リサーチ調べ
※2　JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証制度」認証取得済

会社概要

サントリービジネスシステム

会社名：サントリービジネスシステム株式会社
代表者：代表取締役社長　坪根政直
本社所在地：東京都港区台場2-3-3
設立：2017年4月1日
資本金：1億円
事業内容：サントリーグループ共通のシェアードサービスの提供、業務革新の支援・推進等
従業員数：190名（2024年3月末現在）
URL：https://www.suntory.co.jp/company/group/bsu/