人材管理
【主な業務】勤怠管理、シフト作成、従業員教育、採用・離職対応など
飲食店の店長は自身の勤怠はもちろん、同じ店舗に所属する社員やアルバイトなどの勤怠・労務管理も行う。
シフト作成
スタッフ各自の習熟度や稼働時間、出勤可能日と、店舗の見込み客数を予想し、適切なシフトになるよう人員配置を調整する必要がある。飲食店のシフトは基本的に必要最低限の人数を予め決めているため、急な欠員が出た場合は店長など社員で対応することになる。
必要書類の回収・提出
飲食業界はパートやアルバイトスタッフの割合が高く、従業員の入れ替わりも激しい。アルバイトの新規採用があった際には、雇用契約書や身元保証書、給与の口座振替書など必要な書類を回収して本部へ提出することもある。飲食店ではパートやアルバイトの比率が高く入れ替わりも多いため、これらの業務も日常的に発生しやすい。
従業員教育
採用した従業員への教育も必要不可欠だ。従業員への教育が疎かになってしまうと、新人スタッフは不安感が増し、モチベーションの低下や離職へと繋がる。辞めてしまうと採用や教育にかけたコストが無駄になってしまう。しっかりと店舗コンセプトや経営理念、目標などを周知することが必要だ。
特に教える側からすると当たり前のことでも、飲食店の未経験者には口頭の説明だけで伝わらないケースも多い。新人教育を円滑に進めるには、従業員マニュアルの説明や研修制度への参加が有効になる。マニュアルは個々の能力差や経験の有無で育成レベルに応じた指導をしやすい。理解を深めるために図解やイラストを付ける、専門的な単語は極力避けるなどの工夫もあるとよいだろう。
人材管理は多くの業界で悩みのタネとなっている課題ではあるが、基本的な対策は管理の簡略化と運営の省人化が挙げられる。以下のような対策を検討してみたい。
●シフト作成・管理ツールの導入
●マニュアル作成・管理ツールの導入
●業務の省力化：セルフサービスやテーブルオーダー、配膳ロボットの導入など
●営業時間の短縮：ランチタイムやディナータイムのみの営業などに絞るなど
●福利厚生の充実：給与の引き上げ、特別手当の支給など
●人材の確保：ピークタイムのみ採用などの超短期バイト募集など
物品管理
【主な業務】仕入れ、在庫管理、棚卸、衛生対策など
仕入れ
飲食店が管理するモノには、食材や調味料などの原材料、調理器具や什器類などの備品、設備、販促物などが挙げられる。中でも原材料は毎日発注・消費され変動費としての幅が大きくなりやすいので、過不足ないよう注意しなければならない。
特に肉や魚、野菜などの生鮮食品は価格高騰が著しいうえ傷みやすい。店舗によっては調理スタッフが発注することもあるが、店長自身が発注したり最終確認したりすることも多い。
在庫管理・棚卸
日々消耗される食材・備品の在庫チェックはもちろん、食品の鮮度・期限管理などの食品ロス対策は、食中毒対策だけでなく利益にも直結する。食材原価は飲食店のコスト構造で大きな割合を占めるため、正確な管理は不可欠だ。また毎月の棚卸ではすべての仕入れ品の金額と残数をチェックする必要がある。
仕入れ数量や金額計算といった事務作業は受発注ツールの導入などで効率化するのも検討すべきだろう。
売上管理
【主な業務】売上管理、原価や人件費計算、レジ金の収集や銀行への入金
店舗の日々の売上日報や納品伝票などの記録・保管、店舗に置いている現金の管理や損益計算も必要になる。店舗に保管している現金は盗難や紛失などのリスクもあるため、店舗保管でなく銀行への入金が必要だ。
コストに関しても、固定費となる家賃や設備のリース料、減価償却費などは本部の管理となるが、食材の原価や人件費といった変動費は店舗での管理が求められる。
情報管理
【主な業務】日報作成・報告、本部からの指示対応、イベントやフェアの開催、数値分析、レシピ共有
円滑な店舗運営を行うには、本部と店舗間での連絡が不可欠だ。本部が出した指示への対応はもちろん、日報や週報の提出業務もそのひとつといえる。本部は集客や売上アップを目的に様々なイベントやフェアなどの販促活動を計画する。そうした業務連絡を受け取り、抜かりなく実行するのも店舗の業務だ。
また店舗独自の販促活動（インストア・プロモーション）を実施する場合、本部への相談や申請、計画案提出などのコミュニケーションが必要になる。電話やメールなどの連絡業務が増加することで、店長への負担となってしまうことも考えられるだろう。
他にも売上構成や客層、コストなどを日毎・月毎に分析し、自店舗の課題や改善点を考え適切な対策を提案したり、メニューの工程変更や新メニューのレシピを調理スタッフに共有したりなども、基本的に店長に任される。
一時的な対処ではなく、持続可能な対策の整備が必要
これまで見てきたように、店長に集中する業務は本部からの指示受けと対応報告、店舗スタッフへの指示出しと対応確認といった管理業務が大部分を占める。店舗運営に関する業務は幅広く、これらの店長が抱える負担は、多くの飲食店で日常的に発生しているのも事実だ。こういったタスク処理をサポートするには、マンパワーでなくITツールによる仕組み化が有効だ。
店舗オペレーション管理ツール『V-Manage』なら、店舗の開店から閉店までの一連の作業をタスク化し、いつ何の作業を行えばいいかをタブレットやスマホで確認することが可能だ。
タスクチェック機能も搭載しているので、作業者が完了したタスクにチェックを入れれば、本部はツールを通して実施状況を把握できる。必要であれば現場の状況を写真で送付できるため、責任者が店舗にいない場合でも、エリアマネージャーなどが遠方から確認できるというメリットがある。多店舗展開している外食企業の場合、インターネットを使ったツールによるコミュニケーションを行うことで、業務の指示や変更の手間も削減できるはずだ。
飲食店の店長が抱える課題は、すぐに解決するのが難しい問題もある。そのためできる限り迅速に本部からサポートなどで解決していくことが望ましい。持続的な生産性の向上や業務の効率化が期待できるため、ぜひ一度検討してみてはいかただろうか。
