北海道石狩市を拠点に、業務用食肉を安定供給

【Q】取扱商品について教えてください。

営業事業部 マーケティング営業部 商品管理チーム 担当者（以下、担当者）：当社は畜産品の加工及び販売をしています。ハンバーグやステーキなど多岐にわたる商品を展開しており、特にオリジナルブランドの「メルティークビーフ」は牛脂注入加工を施すことでジューシーかつ冷めても柔らかいとご高評をいただいております。

売上の大部分は業務用が占めており、取引先は卸売業者様が多く、その先のレストランや旅館、ホテル、レジャー施設などへ広く導入されています。

営業事業部 マーケティング営業部 商品管理チーム チームリーダー（以下、チームリーダー）：商品は、様々な運送会社に依頼して、北海道石狩市にある工場から、仙台、横浜、大阪、九州に配置した当社の拠点倉庫へ運送しています。そこから各地の卸売業者様へ配送するほか、大手外食チェーン様には、お取引先専用の営業冷蔵庫へ商品を配送しています。

月1,200枚のFAX受注で、独自名称の変換・入力に苦労

【Q】取扱商品や取引先が多いと、受注処理が煩雑そうですね。

担当者：月間2,000件ほど受注しており、そのうちFAXが6割、1,200枚に上ります。残りの経路は、食品業界のEDIシステムやインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』です。

営業事業部 マーケティング営業部 次長（以下、次長）：WEB受発注システムは確認作業を大幅に効率化できるため、全面的な移行が理想です。

しかし、受注経路は取引先様の利用環境やシステムに依存するため、当社側で一元化することは容易ではありません。その結果、FAXによる受注が大きな割合を占めているのが現状です。

【Q】FAX受注作業では、どのような苦労がありますか？

担当者：1枚ずつFAXを受信し、その内容を手作業で基幹システムに打ち込む作業が大きな負担でした。商品名だけでなく、お取引先様が発番した4～10桁ほどの発注番号も、問い合わせがあった際に必要なため入力する必要があります。繁忙期になるとFAXが増えるため、作業に追われていました。

チームリーダー：同一商品名で規格違いの商品があり、ブロックやスライス、さらにスライスの厚さが8ミリ、10ミリといった違いを判断するのも大変でした。お取引先様が独自の商品名を記載して発注されることもあり、それを受注担当者が頭の中で当社の商品コードに変換して入力します。

また、商品がリニューアルして名称が変わった場合でも、お取引先様は以前の名称のまま発注されることが多いのです。その都度紐付けを行う必要があり、対照表を作成して対応していました。

受注業務はミスが許されない正確性が求められます。入力はもちろん、入力後のチェック作業にも多大な労力がかかっていました。

採用難に加えて、中核メンバーの休職・退職で生じた危機

【Q】FAX受注の課題に対し、どのように取り組んでいったのですか？

次長： 当社は北海道に拠点を置いていることから、首都圏を中心とした大都市圏とは労働市場の環境が異なり、採用数の確保において難しさがあります。これに加え、現在は社内の世代交代過渡期で、定年退職を迎えるベテラン従業員もおり、一時的に人員減少傾向にあります。

受注の業務を抱える中で、自動受注システムを取り入れなければ注文をさばききれなくなると懸念し、2023年頃からウェブセミナーなどを通じて3社ほどのFAX OCRシステムを比較検討し始めたのです。

トライアルからAI-OCRサービスを導入。5年先を見据えたシステム改修

【Q】インフォマートのAI-OCRサービスを選んだ理由は何ですか？

担当者：FAX OCRのセミナーを受講した後、インフォマートの営業担当の方から『発注書AI-OCR(invox)』のトライアルをご案内いただき、試しに触り始めました。最初は読み込めないFAX発注書が多く、導入が頓挫しかけました。しかし、その後も営業担当の方から機能改善の報告をこまめに受けて再度ログインして試すうちに、これなら運用できるかもしれないと感じるようになりました。

次長：当時の基幹システムには、注文内容のCSVデータを取り込む機能がなく、改修が必要でした。基幹システムの更新まであと5年という時期であり、改修費用をかけるべきか、5年後を待つか社内で議論がありました。そのタイミングでチームメンバーが産休に入り人員が減ることが確定したため、会社に稟議を通してCSVデータを取り込めるよう基幹システムを改修したのです。将来のシステム更新時には必ずAIを絡めた受注システムが必要になると判断し、今のうちから会社として知見を蓄積しておくべきだとシステム部門と共に経営陣を説得しました。

手厚い伴走サポートで、1カ月未満の早期立ち上げを実現

【Q】稼働に向けてFAXレイアウト登録などの準備負担はいかがでしたか？

担当者：最初の設定はインフォマートの担当の方に登録作業を手伝ってもらい大変助かりました。手順が分かりやすいので、その後の新商品の登録は自社で行っています。システムに慣れるまでの期間は1カ月もかからず、不明点があれば電話で丁寧なサポートを受けられたため、滞りなく進められました。

他社サービスの中には、初期設定をすべてユーザー側で行わなければならなかったり、電話サポートが有料だったりすることもあるので、この充実したサポート体制は大きな強みだと感じています。

処理時間を大幅に短縮、残りは新機能で解決へ

【Q】システム導入によってどのような成果が出ましたか？

チームリーダー：『発注書AI-OCR(invox)』から出力されたCSVデータを基幹システムに取り込むことで、発注番号の打ち間違いはなくなりました。人間が手で入力するよりも圧倒的に早いです。今後、AIが類似商品の判定を学習していけば、処理速度と正確性はさらに向上するでしょう。

次長：受注の業務プロセスが「入力」から「確認」へ転換したことで、入力時間の短縮と人的ミスの大幅な削減を実現できました。一方で、注文ごとにレイアウトが微妙に変化するものや、1枚に複数の取引先・納品先が混在する分割発注書など、一部の特殊なFAX注文については、現在の仕様では自動識別して処理することが難しく、手作業が残っています。

こうした複雑な発注書は、2026年4月にリリースされたAIが項目を自動解析する『読み取りAIエージェント』機能を活用すればデジタル化できるのではと期待しています。

【Q】リファクス機能の活用状況について教えてください。

担当者：FAXで受信した注文書に、納品日を記載して返信する際に活用しています。以前はクラウドFAXの画面から顧客名や御中といった敬称、日付を1件ずつ手入力し、複合機の短縮ダイヤルからFAX番号を探して送信していました。

『発注書AI-OCR(invox)』導入後はテンプレートを用いたリファクス機能で納品日が自動入力され、即座に返信できるようになりました。従来の手作業では、発注書の入力から返信処理まで1件あたり4分ほど要していましたが、現在はシステムが読み取った内容を確認して送信するだけになり、1分程度にまで短縮されました。手作業そのものがなくなったことで、確かな業務効率化の効果を肌で感じています。

現在、メンバーの産休や退職、部署異動が重なり、チーム体制が5名から一時的に3名まで減りました。それでも業務を滞りなく回せているのは、まさに『発注書AI-OCR(invox)』のおかげです。もしシステムを導入していなければ、この体制では絶対に不可能でした。

定型業務の自動化によりリソースの最適化を図る

【Q】AIによる業務効率化を進める中、今後どのようなことに注力していきますか？

次長：確かに足元の業務は回るようになりましたが、繁忙期への備えや他業務とのバランスを考慮すると、人員不足の懸念がすべて払拭されたわけではありません。今後も採用数が大きく増加することは見込めないため、限られたリソースの中でいかに最適化を図るかが基本方針となります。

第一段階として、今年度は今回のような定型業務をシステムへ置き換えることで個人の作業負担を軽減し、業務全体の最適化を図って、攻めの取り組みを続けていきます。

一方で、システムでは代替できないお取引先様への電話対応や、運送会社との調整といった人間が行うべき業務に対して、余裕を持って対応できる体制を整える必要があります。まずは自動化できる部分から着手し、負担を減らした上で新たな業務に注力できる環境を作っていきたいと考えております。