誰もが口にしている美味しさを支える裏方としての矜持

【Q】御社のソフトクリームミックスは多くの飲食チェーン店で採用されていますね。

管理部 次長 兼 お客様相談室 室長（以下、次長）：大手のカラオケチェーン店様や焼肉店様、カフェ、ホテル様などで当社のミックスを使っていただいています。

ただ、ソフトクリームを見て守山乳業の商品だと気づくお客様はいらっしゃいません。表に名前は出ませんが、品質には絶対の自信を持って提供しています。

【Q】御社の商品名が出ないのに選ばれ続ける理由は何でしょう？

次長：味はもちろんですが、一番の差別化は機械のサポート体制にあります。

通常、ソフトクリームは原料と機械をセットで販売するものですが、当社は機械のトラブルにも一次対応できる体制を整えています。

機械専用のフリーダイヤルを用意しており、メーカーに直接電話すると費用が発生するような相談でも、当社を通していただければ無料でアドバイスを差し上げることができます。この現場に寄り添う姿勢で、お取引先様との信頼関係を築いています。

1日4万ケースの注文に悲鳴を上げた現場の教訓

【Q】業務用の注文が多そうですが、苦労されたことはありますか？

取締役 管理部 兼 ＤＸ推進部 部長（以下、取締役）：2019年に神奈川工場に物流倉庫を併設し、自社で物流を開始しました。稼働したばかりの頃が最も過酷で、当時はゴールデンウィークやお盆休みなどの繁忙期に、1日4万ケース近い注文をいただきました。

当時は10名程度の体制で受注業務に当たっていましたが、それでも受注処理が立ち行かなくなってしまいました。

そこで、人手をかけない仕組みを作ろうとしてFAXを読み取るOCRシステムとRPA（PC操作を自動化する技術）を導入しました。しかし、そのシステムも時が経つにつれて処理能力が限界に近づいていました。

さらに決定打となったのが、社内で発生した1日がかりの停電です。複合機・電話FAX、そしてFAXサーバーが社内にあったため、停電すると注文が全て止まってしまいました。これからは災害時にも強いクラウド型でなければならないと痛感していた時に、ちょうど紹介を受けたのが『発注書AI-OCR』でした。

専門知識がなくても5社の書式設定を30分で完結

【Q】他社製品を利用されていた中で、今回のシステムを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

管理部 管理課 係長（以下、係長）：以前のシステムは、FAX用紙の決まった場所に文字が収まっていないと読み取れないなど制限が多く、手入力に戻ってしまうケースが多々ありました。

そこで、『発注書AI-OCR』のトライアルで複雑なレイアウトの発注書5社分を使って取り込みテストをしたところ、問題なく読み込めたのです。この対応力の高さが決め手になりました。

【Q】導入にあたって、現場での設定作業に不安はありませんでしたか？

係長：以前のシステムは操作が難しく、特定の担当者しか設定ができない状況でした。でも『発注書AI-OCR』は本当に操作が簡単です。届いたFAXを見ながらその場でレイアウトを登録でき、反映も早い。設定の手順を一度教えてもらった後は、すべて自分たちで完結できています。今では現場2名でスムーズに運用しています。

1枚3分の入力作業が30秒に短縮された劇的な変化

【Q】導入後、どのような効果がありましたか？

担当者：以前は1枚の発注書に複数の商品が載っている場合、内容の確認を含めて1枚あたり平均3分はかかっていました。

それが今では、レイアウト登録済みのものなら30秒もあれば終わります。

他にも、お取引先様から「注文は届いているか」という問い合わせに対し、即座に回答できる体制が整いました。

以前は大量のFAX用紙の中から必死に探し出していましたが、今は画面上で検索すれば一瞬で見つかります。

また、届いたFAXに納期などを記載してFAX返信する業務も、ボタン一つで完了します。 これまでは、紙の出力、手書きでの回答記入、FAXの再送信といった一連の作業が不可欠でした。

こうした煩雑な手作業やヒューマンエラーのリスクがなくなり、紙の保管場所も不要になったことで、受注業務の質が根本から変わりました。

取締役：最大の収穫は、現場の笑顔かもしれません。1日数百枚の紙に追われていた頃とは対照的に、現在は最小限の帳票だけでスムーズに業務が進んでいます。余裕を持って、いきいきと作業するスタッフの姿に、大きな変革の実感を得ています。

受注の先にある「働き甲斐」と営業支援へのシフト

【Q】時間が生まれたことで、新しく取り組まれている業務はありますか？

次長：受注業務を担当していたメンバーには、午前中の作業が終わった後の時間を使って、お客様相談室や営業サポートの業務を覚えてもらっています。例えば、ソフトクリームの機械にトラブルがあった際の一次対応や、お客様からの「どこでこの商品を買えるのか」という問い合わせにその場で答える知識の習得です。

移動中の営業担当者に代わって、社内の事務スタッフが商品提案など一歩踏み込んだ顧客対応をすれば、ご満足度は間違いなく向上します。主な業務がデータ入力から会社の顔としてお取引先様に貢献する仕事になる。個人のスキルが上がり会社全体を俯瞰して見られるようになれば、それは強力な営業支援になります。

取締役：当社では「働き方改革」はもちろん、「働き甲斐改革」も推進しています。単に労働時間を減らすだけでなく、ITを活用して生まれた時間を、より価値のある仕事に充ててほしい。社員がやりがいを持って働ける環境を作ることが、結果として会社の成長に繋がると信じています。

全受注の90%をデジタル化。さらにAI活用へ

【Q】今後の目標を教えてください。

係長：現在、受注全体の75％がWeb経由となっていますが、残る25％のFAX受注についても予想を上回るペースで効率化が進んでいます。2026年1月時点で『AI-OCR』の活用率が目標の13％を上回り、14％に到達しました。

これにより、全受注の約9割をデジタルで処理できる体制が整いました。今後は営業担当者とともに、より多くのお取引先様へこの利便性を広げていきたいと考えています。

取締役：また、社内では生成AIを誰でも業務活用できるようにしています。データを自分で分析するのではなく、AIに分析してもらい、人間はその結果をもとに次の戦略を考える。そんな働き方が当たり前になる時代がすぐそこまで来ています。

受注業務の効率化で余裕が生まれたからこそ、こうした新しい挑戦にも目を向けられるようになりました。便利な道具を味方につければ、もっとお取引先様のためにできることが増えるはずです。これからもITを駆使して、温かみのあるサービスを追求していきたいですね。