組織全体で課題解決へ。DX推進課の役割と背景

【Q】DX推進課の役割を教えてください。

業務統括部長（以下、部長）：当社は業務用食品の商社として、外食産業、中食事業、工場やオフィスなどの給食事業、病院や高齢者施設などのヘルスケアフード事業など、幅広い分野の得意先様に商品をお届けしています。北海道から九州まで全国に45の支店・営業所を構え、全国対応できる商社として業界を支えています。

当社ではコロナ禍をきっかけに、社内のデジタル化が一気に加速しました。2025年8月にDX推進課を新設し、社内の業務改善を横断的に推進する体制を整えています。一部の業務に留まらず、業務全体を見直して効率化するという考えのもと、マスタ管理の統一化をはじめ、各拠点の業務効率化やシステム活用の促進などを横断的に進めています。

【Q】DXを推進する背景は何でしょうか？

部長：卸業界では人手不足が続いており、当社にとっても大きな課題です。売上が伸びていても常に人手が足りない状況なので、業務の効率化が不可欠でした。特に地方の事業所では採用が難しく、今いる人員で業務をこなさなければなりません。このままではいけないという危機意識が高まりました。

また、当社では有給休暇の取得率9割以上を目標としています。しかし、管理職の取得率が一般職と比べて低いという課題があります。多くの企業で共通した課題ですが、やはり上司が休まないと部下も休みにくいという雰囲気につながります。この状況を改善し、業務を効率化するため、各事業所で処理していた同一業務をひとつの拠点に集約する方針をとりました。

業務統括部　DX推進課 リーダー（以下、リーダー）：特に受注業務は特定の人に集中しやすく、社員が休みを取りにくい原因となっていました。FAX注文の受注処理が原因で、記載内容を見ながら商品コードを照合し、システムに手入力する作業に多くの時間を費やしていたのです。当社ではFAX発注書をテキストデータ化するために外部サービスへ業務委託しており、コストも相当な負担となっていました。

さらに、GPと書いてグリーンピース、MVと書いてミックスベジタブルといった得意先独自の略称が使われることも多く、そのたびにマニュアルの内容を確認する作業が発生します。

また、FAXは送信トラブルも多く、得意先様がREFAXや電話で確認をするなど、お互いにとってデメリットしかない状態でした。このような状況が全拠点で発生していたのです。

部長：現在、当社の受注全体の約72％がウェブ経由のデータ受注で、28％はFAXです。FAX発注が多いのは主に病院や介護施設向けの給食事業者様で、インターネットの外部環境に接続不可のため、FAXでの注文方法を取らざるを得ない得意先様もいらっしゃいます。そのため、当社はウェブ受注を推進する一方で、FAXのままでも効率的に処理できる仕組みを整える必要がありました。

『受発注ライト』でウェブ化を促進。得意先への提案は営業が主体に

【Q】『受発注ライト』を導入した経緯について教えてください。

部長：当社では、2006年からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しています。また、2010年からは発注側が無料で利用できる『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』も導入し、得意先様とのウェブ受発注をさらに推進しています。

特に成果が大きかったのは、年に数回開催している当社主催の「提案会」です。得意先様に商品をご紹介すると同時に、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』の活用メリットをご案内したところ、多くの得意先様が関心を示してくださり、ウェブ受発注への切り替えが進みました。

リーダー：得意先様にウェブ受発注をご案内する際、営業担当者は自社のメリットでなく、得意先様のメリットを訴求してご案内するように徹底しています。ウェブ受発注であれば確実に発注できたか確認できるので、FAXのような送り漏れを防げること、何をいつ発注したか管理しやすくなることなど、得意先様にとってのメリットを重点的に伝え、ウェブ受発注化を推進しました。

さらに、これ以上FAX受注を増やさないため、新規のお取引先様には最初から「ウェブで発注してください」とお願いしています。お断りされた場合はその理由を社内の基幹システムに記録して、お取引先様の状況が変わった際に再度依頼する仕組みです。

他にも、当社の営業担当にコスト意識を持たせるため、電話、FAX、ウェブ受発注などの受注手段ごとに発生する作業コストを算出し、FAX受注にどれだけ手間がかかっているかを周知して、毎月の営業会議で事業所ごとにデジタル受注率の報告を義務付けています。このような施策で、ウェブ受発注を推進しています。

『発注書AI-OCR』でFAX受注の処理時間を1/3に

【Q】FAX発注を続ける得意先には、『発注書AI-OCR』で対応されていますね。

部長：以前からFAXのOCR処理に興味がありました。しかし、通常のOCRでは、FAXの文字をテキストデータにするだけで、当社の商品マスタとの紐づけが難しく作業コストが削減できないという課題があったため、導入を見送っていました。

そこにインフォマートから『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』の商品マスタと連携できる『発注書AI-OCR』の提案があり、2024年8月に導入しました。すでに商品マスタや取引先マスタが整備されている受発注システムの延長で利用開始できるため、他社サービスのように基幹システムとのデータ連携改修に費用も時間もかからない点が大きな決め手となりました。

【Q】導入後の効果はいかがでしょうか？

リーダー：まずは5拠点でテスト稼働をスタートし、2025年11月現在で31の事業所に拡大しています。今期中には全国45の事業所での稼働を完了する見込みです。『発注書AI-OCR』の導入後は、1枚あたりの処理時間や工数が格段に減っており、処理時間は少なくとも3分の1に短縮されました。

特に得意先書式のように品目が多い発注書では効果が大きく、手入力時の検索作業が大幅に減ったのがありがたいです。商品名の検索にはコツが必要で、「とうふ」と「豆腐」や「木綿」といった表記の違いでヒットしないこともありましたが、AIによってこの属人的な作業が大幅に減ったのは大きな成果です。

2025年9月時点で、3,000～4,000枚の処理を開始しています。導入当初は自社書式のFAX発注書をOCRに読み込みやすくなるよう改良してスタートしました。これが功を奏し、導入がスムーズに進んでいます。

クラウドでの受注処理が可能になったため、今後は出社せずに作業できるようになり、テレワーク化の可能性も広がりました。新人への引き継ぎも10分ほどの説明で済むようになり、教育の効率も大幅に向上しています。

【Q】今後の展望を教えてください。

部長：私たちのゴールは、業務の属人化をなくし、誰かが急に休んでも業務が止まらない、誰でも同じ品質で処理できる体制を整えることです。そのためにも、まずは受注のウェブ化とAI-OCRの両輪で、受注デジタル化100％を目指します。