契約改定時に発生する煩雑過ぎる業務負荷

【Q】展開されている店舗にはいくつかの業態があるそうですね。

おもにハワイなど海外のリゾートで提供される食事を体験できるダイニング業態がメインですが、そのほかに郊外のショッピングモールで展開するベーカリーレストラン業態も運営しています。これはパンを食べ放題にした洋食中心の、やや日常使いに寄ったスタイルです。さらに、お肉を専門にしたミートダイニングがあります。現在はこの3つの業態を東京、神奈川、埼玉に出店しています。

それとは別に、店舗のデザインや施工を手がけています。タイに制作チームをおいて、合皮や合板などのフェイクではなく、本物の素材を使った家具の設計・調達・制作・輸入までを自社で行っております。（代表取締役　斉田教継氏　以下、斉田社長）

【Q】御社での雇用契約について教えてください。

現在、社員約70名、アルバイト約100名が在籍しています。雇用契約業務につきましては、社員・アルバイトとの採用時の雇用契約書と給与改定時に交わす契約改定通知代わりの雇用契約書があります。そして退職時には誓約書を交わしております。雇用契約件数は、平均して月に20～30件ほど。ただし4月と10月は全従業員が対象ですので150件を超える数になります。学生アルバイトの入退社が多い3月も50件ほどはあるでしょうか。さらに求人をかけたタイミングでも雇用契約数は増えますね。（人事担当 佐藤氏　以下、佐藤氏）

【Q】契約書業務のフローはどのように進めていたのでしょうか。

社員採用時には、本部で事務手続きのための時間を取り手続きを一気に進められるので、業務負担は重くはないのですが、アルバイトの場合、店舗から「採用します」という連絡を受けてから雇用契約書を作成し、印刷して、入社時に配布する書類をセットにしてお店に送るため、業務量は多くなります。

店舗では、各種書類を店長か、調理スタッフの採用ならシェフが受け取って、採用する方に契約内容や業務内容について説明してもらいます。確認した後、署名捺印していただき、それを本部に返送してもらいます。その後、本部で書類に不備がないか確認してからファイリングしています。（佐藤氏）

【Q】一連の流れの中では、手間のかかる様々な“名もなき業務”があるのでは？

そうなんです。例えば、採用のタイミングで契約書類が店舗に届くように準備をしなくてはなりませんが、その際に店舗に送る備品やメニューなどの同封物がないかを確認したり、とりまとめたりすることになります。他にも採用連絡が入って必要書類を送ったあとに、「もう一人分お願いします」なんてことも…。また、記入してもらった書類は月に1度、まとめて売上資料や領収書などの書類と合わせて本部に返送してもらうため、それらの書類準備が遅れれば、人事関係書類が届くのも遅れます。また、月毎にまとめて発送されるため店舗での保管期間が長くなってしまう場合もあります。

4月・10月の給与改定時には別の苦労もあります。入社時は、スタートの時給が決まっているので同一の給与額で文書を作成できるのですが、給与改定時には評価により決定した給与額、働き方に応じた内容に変わってきます。また電子化前は、契約書を給与明細に同封していたので、個人情報の取り扱い上の観点からも、絶対に間違いは起こさないよう細心の注意を払っていました。ただし、どれだけチェックをしようと、入れ間違いのミスはどうしても起きてしまうことでもあります。

その他にも、頻繁にシフトに入っていないアルバイトには渡すタイミングが遅れてしまったり、何度促しても書類が戻ってこないことや、連絡がとれなくなってしまい在籍状況が分からないアルバイトもいて、そのたびに見えない付帯業務が増えて本部の負荷が重くなっていく、といった感じでした。（佐藤氏）

【Q】給与計算と契約書類の同時進行…。それを何人のスタッフでこなしていたのですか？

基本的には私1人で担当しています。もちろん明細の封入作業などは、特に4月・10月は、別の業務を担当している本部のスタッフの手を借りていましたが…。（佐藤氏）

そこにいまの飲食業が抱える課題があると考えています。大手とは違い中小の飲食業では、事務方の仕事にさほど人員を割けません。自然と仕事のできる少数のスタッフに多大な業務を任せることになってしまいます。それをなんとか改善するのが急務でした。（斉田社長）

全工程の作業半減による“名もなき業務”からの解放

【Q】契約書の電子化をされた経緯についてお聞かせください。

大前提として、まずは契約担当スタッフの業務過多を解消したいと考えていました。弊社ではスタッフ1人で契約だけでなく給与も、さらには人事労務、総務系の仕事の全般を担っています。まずはその業務軽量が喫緊の課題でした。（斉田社長）

給与明細業務を先に電子化しました。雇用契約書は給与明細と同じ封筒に入れて本人に渡していましたが、その給与明細の送付が不要になったため、契約書をどういう形で渡そうかと悩んでいたのです。給与明細には名前が書かれていたので、同封することで渡せましたが、契約書単独となると宛名を印字した封筒を用意するか、あるいは宛名が見えるような窓付封筒を探すか、レイアウトを変えるかなどの物理的な課題が出てしまいました。

給与明細が電子化された直後は契約書をPDFで送るという案もありました。一人ひとりのPDFファイルを作成し、個々のパスワードをかけ、間違いなく送信するという作業は作業量が多く、そもそもスマホしか持っていないケースも多く、パスワード付きのPDFが開けないという方もいらっしゃいました。結局、契約書を電子化するまではメールで送り、印刷して判子で確認を取るという形で進めました。ところがメールを見ていない、メールの添付ファイルを「どうやって見るのか」、印刷出来ないので紙で欲しいなどなどの質問や依頼も多く、回収率にも影響が出て、かえって業務量が増えたような状況でした。それで、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入することにしたのです。（佐藤氏）

【Q】契約書の電子化に当たって反発などはありましたか。

それはありませんでした。コロナ禍になりいろんなものが電子化する波が来て、関連サービスの広告や、営業も少なくありませんでした。ただ、インフォマートのサービスでは、すでに『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入していたこともあり、スタッフも聞きなれたシステムという印象により、電子化に問題はありませんでした。何よりも、受け取る側のスタッフ個々のユーザー登録が必要ない点は大きかったです。（佐藤氏）

【Q】導入効果はいかがでしたか？

業務フローはずいぶん簡略化されました。基本的な発送、印刷、封入といったお店への発送業務はすべてなくなりました。すでに従業員のメールアドレスは把握していたので移行もスムーズに行えました。書類の回収状況も管理画面を見に行けばリアルタイムで確認できるので、以前のように過程が見えずに、都度、店舗へ確認をするというストレスはなくなりました。逆に、まだ回収できていない人も一目瞭然なので、リマインドでメールを送ることもできます。

お店への確認も減り、さらには店舗では店長が行っていた書類の取り次ぎ業務もほぼなくなりました。もともと店長をはじめ、店舗スタッフが協力してくれていたので書類の回収率こそ変わりませんが、回収スパンの短縮と店舗の負担を減らすことができました。

基本的なフローも、一連の業務につきまとう“名もなき業務”も減って、全行程で見れば作業量は半減させることができました。そのことによる私の精神的負担も、大きく解消されましたね。（佐藤氏）

数多くの業務を一つずつ潰していく第一歩に

【Q】契約書業務の電子化を、今後どのように生かしていきますか。

人事・労務系の法改正や労働環境の改善など、年々課題が多くなっています。勤怠、契約書、発注書など個別の業務負担を減らしていくことで、法改正などへの対応や労働環境の向上など、本来の業務のために時間を使いたいと思っています。今回の結果をみて、その希望も実現できるのではないかと思います。（佐藤氏）

私はそもそも飲食業界の究極の理想形として、店舗でのデスクワークゼロを目指すべきと考えてきました。もちろん賛否はありますし、実現には越えなくてはならない障壁はあります。ただ、極端にいえば飲食業界でのデスクワークは、本人だけが達成感を味わっているだけで、本来の調理やサービス面ではなにも達成していない。むしろ現場に背を向けることになって、その姿を見ている従業員のモチベーションを下げることにもなりかねません。

そのためには数多くある業務の一つひとつを効率化により、無くしていく必要があります。飲食に限らず中小企業・零細企業ほど、有能な人材を事務的な「作業労働」に使わざるを得ない現実があります。そのためにも、効率化を果たしてより前向きな「頭脳労働」に時間を費やしていくことで、人材の有効活用も可能になりますし、スタッフのフットワークも軽くなります。そうすることで、新しいアイデアやサービスの向上にもつながり、中小企業が大手企業と張り合うことができるようになるのではないでしょうか。コンパクトな企業ほど、電子化をはじめとして、事務作業を一つずつ効率化させていくことで、成長戦略へとつなげていくべきだと思います。（斉田社長）