明治40年創業、札幌で長い歴史のある老舗酒屋

【Q】事業内容と普段のお仕事について教えてください。

営業本部　サポート・アクト部SAS　副部長（以下同）：当社の創業は明治40年で、札幌市内で長い歴史を持つ古い酒屋です。主にすすきのエリアを中心とした飲食店、ホテル、スナック向けに業務用の酒類を販売しています。

私も入社1年目は配達業務を行っていましたが、その後は事務職として主に受注内容の入力業務を担当してきました。現在の部署では、受注業務のほかに取扱商品を選定したりキャンペーンを行ったり、メニューを作成してお客様をサポートするなど営業のような業務も行っています。お客様のお店で提供するお酒のラインナップを一緒に考えることもあり、反響や感謝の言葉をいただいたときは特にやりがいを感じます。

お客様とのやり取りでは、一方的にこちらのやりたいことを伝えるのではなく、まずは相手のニーズから考えるようにしています。当社は「自利利他」を社是としており、お客様はもちろん社員同士とのコミュニケーションにおいても常に相手の立場を考えて行動することを重んじる社風があります。私の所属するサポート・アクト部の仕事は社外だけでなく、社内の事務や営業、配達部門とも関わっていかなければ成立しません。人とのコミュニケーションを大切にしながら、仕事を円滑に進めることに面白さを感じています。

読み取れないFAX、聞き取れない留守電に5人がかりで対応

【Q】1日にどれくらいの取引があるのでしょうか。

取引業者は約800社で店舗数にすると約1,200軒になります。受注件数は、週末の多いときには1日600件、行数でいうと3,000行にもなります。これを通常は4人、週末は5人体制で対応していました。システム化する前はFAXでの受注が最も多く、そのほかに電話、営業時間外の留守番電話に加え、各担当に届くLINEもありました。

留守電の場合は内容が聞き取りづらかったり、FAXも手書きの場合はうまく読み取れなかったりしてミスが起こりがちです。スナックなどナイト系のお客様のなかにはお酒をめされて酔っている方もいらっしゃいますし、電話の背後で大音量のカラオケがかかっていて聞き取れないこともしばしばあります。

そうした注文の場合、翌日のお店の営業が始まってから発注内容を確認する作業が増えてしまいますし、アナログな入力作業では打ち間違いも起きていました。もちろん熟練した社員になればなるほど仕事は早く、正確になります。一方で新入社員は、慣れるまでに時間もかかりますし、どうしてもミスも発生することから心理的な負担が大きくなってしまうことも課題でした。

【Q】発注内容が不明瞭な場合は、どのように確認するのでしょうか。

留守電がうまく聞き取れなくても、翌日の夜の営業開始時間までには商品を持参しなければいけません。その場合は、営業担当や配送担当が経験に基づいて、余分に何本か持っていくことが多かったです。「注文内容がちょっと分からなかったので、聞き取れた内容で判断してどちらも持ってきました」とか、不在の場合は「不要でしたら留守番電話に入れてください。また引き取ります」と手紙を置いてくることもありました。

その場合は、不要な商品を回収する手間と時間がかかりますので、行って帰ってという往復の時間と労力がかかります。さらには余計な伝票処理も増えてしまいます。余分に持っていくにも、まずは通常の伝票を発行します。その後、不要だった場合にはマイナス伝票を発行するという作業が発生するので、現場も事務も大変でした。こうしたケースは実際には、1日600件の注文のなかで2～3件という数ですが、労力としては10件分ぐらいの入力作業が増えるイメージです。こうしたアナログな部分や、受注におけるミスをなんとか効率化したいと思っていました。

受発注のシステム化で、留守電が半分に減少

【Q】電話やFAX、LINEからの受注を一括管理できるシステム『TANOMU』を導入されたきっかけを教えて下さい。

インフォマート社と、もう1社からも提案がありましたが、最終的にはインフォマート社を選びました。受発注システムや帳票類のデジタル化の第一人者である点は、理由のひとつです。加えて、説明を受けた際に、『TANOMU』なら、受発注業務の効率化がスムーズに実現できそうだという信頼感を、営業担当から得られたのが決め手になりました。

【Q】導入の効果はいかがでしょうか。

データ受注の割合がかなり増えた印象です。優先的に削減したかった留守電は半分まで減り、FAXも4分の1ほど減らすことができました。これまで週末はスタッフ5人体制だったのですが、4人で対応できるようになり、1人分の労力が減ったことで、その分を営業活動や販促活動に人員を割けるようになりました。

受注業務にかかる人数が少なくなったのは大きな変化です。「システム化で業務を効率化し、受発注にかかっていたマンパワーを削減したい」という目標は概ね達成できました。

【Q】販促機能についてはいかがでしょうか。

まだ使いはじめたばかりですが、さっそくお客様からの反応のよさを実感しています。毎年3月に行う決算セールを、今年は紙ではなく『TANOMU』のチラシ機能に変えたところ、1時間後には2件の受注がありました。アナログな広告とは全くスピード感が違うなという驚きがあります。販促機能にはチラシ機能ともうひとつ、メッセージ機能もありますので、個別のお客様に対して、例えば終売のお知らせや、お客様の要望に合わせたご提案をするなど、さらなる使い方を探りながら効果を検証していきたいですね。

【Q】今後の展望をお聞かせください。

お客様に手持ちのスマートフォンでいつでも注文できるといった『TANOMU』のよさを伝えて、システム受注をより増やしていきたいと考えています。留守電やFAXに慣れている方にとっては変更をお願いすることになりますが、長期的には必ずメリットがあると説明しています。また、当社ではSDGsの取り組みを強化しており、デジタル化によるペーパーレス化も取り組みの一環としてもアピールできます。

今後も料飲店のサポート役として、メニュー作りや店舗企画、プロデュースなどを通して飲食業界を支えていきたいと思います。当社には長年、飲食店様とお付き合いをしてきたなかで蓄積したノウハウがあります。そうした知識や情報を惜しみなくお伝えしつつ、よりよい店舗運営のアドバイスや開業支援もさせていただきます。コロナ禍で酒類業界は大きなダメージを受けましたが、それを取り返すくらいの気持ちで、さらに業界を盛り上げていきたいです。