商品8,000超の受注は、職人芸

【Q】プラスチック製食品容器メーカーとして、さまざまな製品を取り扱っていますね。

営業管理本部 部長（以下、部長）：当社は、スーパーやコンビニの弁当・惣菜容器、飲食店のテイクアウト容器など、プラスチック製食品容器の企画・製造・販売を手掛けています。営業拠点は札幌から福岡まで、全国に9か所あり、取り扱う商品数は8,000品を超えます。

営業管理部では基幹システムへのマスタ登録や受注処理など、拠点全体のシステム統制を担っています。

【Q】商品数が多いので、受注ミスのリスクも相当高いのではないでしょうか？

部長：商品は、品番の末尾が1文字違うだけでまったく別の商品になります。お客様の工場で大量に使う容器を間違えて納品してしまうと、料理も人員も準備済みなのに、商品が作れないというトラブルになりかねません。食材の買い取りや損失補填に発展するリスクもあります。だからこそ、現場は常に緊張感をもって正確な処理にあたっています。

注文の3分の2はインターネットを使った受発注システム、残り3分の1がFAXです。システムを使った注文はデータをチェックするだけで済む一方、FAX注文は手作業で処理する必要があります。取引先の中にはシステム導入が難しいことから、依然としてFAX発注が中心となっているのが現状です。

FAX注文が入ると、まずは用紙の文字から、得意先、納品先、商品情報を、頭の中で変換して、基幹システムに入力します。入力スピードには熟練度による差があり、新製品が次々と登場する中で常に最新の情報を把握しておく必要がありました。この作業は、まさに現場の経験と勘が支える“職人技”といえるものでした。

営業管理部 営業管理課 副主任（以下、副主任）：受注ミスを防ぐため、入力者と確認者による複数人体制でのダブルチェックが欠かせませんでした。FAX注文は全体の一部でありながら、その処理には受注業務をしている時間の8割を要していたのです。

AI-OCR導入の決め手は、FAXの商品名を商品コードに自動変換する機能

【Q】どのように解決されましたか？

部長：2023年9月に東京で開催された食品展示会に行き、そこでインフォマートの『発注書AI-OCR』を知りました。同様のサービスが数社ある中でインフォマートを選んだ理由は、単なる文字のデジタル化だけではない、一歩踏み込んだ機能があったからです。

当社が求めていたのは、FAX注文書の内容を、基幹システムにある得意先コード、納品先コード、商品コードに変換してもらうことでした。他社のOCRサービスは文字を読み取るだけでしたが、インフォマートの『発注書AI-OCR』はマスタコードと紐づけて変換できると知り、これはすごいと思ったのです。複雑な受注処理を自動化できる点が最大の決め手になり、まずは東京のオフィスで2024年10月に導入し、その後、全国の8拠点でも順次運用を開始しました。

副主任：全国展開にあたっては、インフォマートのサポートを受けながら、問題なく動作するように設定などを都度調整していきました。システムに関する改善要望をインフォマートの担当者に伝えた際、すぐフィードバックをしてくれたので、ありがたかったです。結果的に、だんだんとシステムが整備されて使いやすくなっていきました。

東京のアシスタントが作ったマニュアルをほかの営業拠点に展開していますが、直感的に操作できる画面なので、質問はほとんどありませんでした。

受注処理時間を5分の1に削減へ

【Q】実際の導入効果はいかがでしたか？

東京オフィス関東営業部 担当者（以下、担当者）：これまで、FAX注文書のコード変換作業は大きな負担でした。特に、稀な商品が入っているとコード表の確認や先輩への問い合わせが必要で、作業が滞りがちでした。

現在は『発注書AI-OCR』が、過去の処理を学習し、自動で商品を特定してくれます。最終的に目視確認は必要ですが、入力の手間やミスがほぼゼロになり、大変助かっています。

正直なところ、導入当初は長年慣れ親しんだ手作業からの変更に抵抗感がありました。しかし、いざシステムを使ってみると、直感的な操作性のおかげですぐに慣れて、入力時間やミスの削減といった効果が即座に表れました。今では、このシステムなしでの業務は考えられません。

作業時間の短縮により、空いた時間を他の重要な業務に充当できるようになりました。これまで入力に追われていたピークタイムに余裕が生まれたことで、現場では改善への取り組みや新しい業務へのチャレンジに時間を割けるようになりました。

部長：受注処理にかかる時間は、従来の5分の1程度に短縮される見込みです。この大きな効果が全国の営業拠点に波及することで、全社的な業務改革が本格化すると期待を寄せています。

空いたリソースを、攻めの営業サポートに回したい

【Q】今後の展望についてお聞かせください。

部長：受注処理の時間を短縮したことで、人員配置を最適化したいです。空いたリソースを営業事務のサポートに充てることで、営業担当者はこれまで以上に顧客接点を増やす時間を創出できます。この体制強化こそが、売上増加という本来の目的に直結すると確信しています。