1日100件のFAX受注処理をIT化で半減。配送時間まで余裕ができる～食品卸・恵千フーズ

2025.02.27

北海道千歳市に拠点を置く株式会社恵千フーズは、飲食店に向けて青果や水産物、精肉、加工品などさまざまな食品を配送する総合卸。毎日100件を超えるFAX注文書や電話での受注処理に多くの時間と労力を費やしていた。

課題解決のため、LINEを使った受発注システムを導入。飲食店に発注方法の切り替えを促し、FAX受注作業が半減。業務スピードが向上し、従業員の負担が軽減されたという。

地域に密着し、多様な食品ニーズに応える

【Q】青果をはじめ生鮮品、酒類全般の卸売をされていますね。

当社は千歳と恵庭で収穫された野菜や果実を、各地の飲食店や給食事業者、スーパーマーケットなどにお届けしています。他にも、市場で買い付けた青果や鮮魚、精肉、酒類、お菓子や調味料などと幅広く、自社工場で青果のカット加工もしています。

取引先からはFAX・電話で日々多くのご注文をいただいていました。電話では「言った・言わない」や、言い間違いが頻繁に発生し、その度に時間を割いて確認しなければなりません。また、毎朝出社すると留守電やFAXを見て当日の納品一覧を作成しているのですが、納品日の転記ミスで今日配送なのに翌日配送になっているなどが発生していました。

FAXは1日1000件以上あり、その中から注文書を仕分けねばなりません。さらに、手書きのため文字が読みづらい、野菜の品種名だけが書かれて数量や納品日がないなど、再確認に手間がかかっていました。

中には、お取引先特有の略語で記載いただくこともありました。たとえば、◯に十と買いてサツマイモを意味するなど、担当者に聞かなければ何のことか分かりません。そうした略語も1つひとつ覚えなければならず、受注業務の属人化が課題になっていました。

コピー機は常に2台稼働し、紙の消費コストもかかります。基幹システムと経理ソフトへの2度の入力に手間がかかるのも課題で、何とかして人が介在している紙業務を減らしたいと考えていました。

郵送DMでデジタル発注への切り替えを促し、予想以上の成果

【Q】受発注システムを導入した決め手は何ですか？

いくつかのサービスから資料を取り寄せた結果、『TANOMU』が最も使いやすそうだと感じました。社内の誰でも受注情報を確認できることも理由のひとつです。導入当初は、基幹システムの商品コードに合わせた商品マスタの登録に時間がかかりました。ただ、必要な商品コードとそうでないものをしっかりと整理したことで、その後の運用がスムーズになりました。特に、商品マスタの登録が終わったあとに出た課題は『TANOMU』のサポートセンターにお任せできたので、順調に進んだと思います。

【Q】取引先への発注切り替え案内はどのようにしましたか？

まずは配送員が商品をお届けする際、取引先様ごとにスマホで『TANOMU』にログインできるQRコードを記載した用紙を配布しました。発注の使い方も簡単に説明していたのですが、当初はすぐに切り替えは進みませんでした。そもそも飲食店様に時間がないことや、置き配を利用されている場合は対面で説明できなかったことも要因です。

そこで、取引先97社に対してログインIDを記載した案内用紙を郵送しました。その結果、32社がログインIDを取得し、そのうち19社が実際に発注を開始していただけるようになったのです。郵送によって思っていた以上にID取得がありました。取引先様によってはデジタルに慣れていないから難しいだろうと思っていたところも、意外とスムーズにIDを取得して『TANOMU』で発注いただきました。新規に取引を始める店舗様には、最初から『TANOMU』発注をご案内することで順調な利用につながっています。

受注デジタル化率は70％以上、1日100件のFAX受注が半分以下に

【Q】受発注システムの導入効果はいかがですか？

インフォマートの受発注システムと『TANOMU』を合わせて、全受注分の70％がデジタル化できました。特に大きな効果を実感したのは、1日100件ほどあったFAXの受注処理が『TANOMU』で半分以下に減ったことです。電話での受注も数件まで減少し、聞き間違いミスや転記作業の負担が軽減されました。商品コードが付いた受注一覧表を確認できるので、基幹システムで商品を探す時間が減ったのはうれしいですね。確認作業も楽になり、業務のスピードが向上しました。

『TANOMU』によって、誰でも受注内容を確認できる体制が構築できたことで、業務の属人化や負担が軽減されたと思います。これまでは毎朝、受注担当が注文内容を確認して配送担当ごとに仕分けしていましたが、配送担当が『TANOMU』の画面上で直接確認できるので、配送時間までに余裕が生まれました。社内からは受注が非常にしやすくなったと好評です。

メッセージ機能も非常に役立っています。これまでFAXで送っていた休業日のお知らせを『TANOMU』で配信することで、取引先との間で「案内した、していない」といった認識違いがなくなりました。取引先様も発注履歴はもちろんメッセージの配信履歴も残るため、分かりやすくなったと思います。